Få bedre balance i hverdagen

God balance starter med et overblik over, hvad du bruger din tid på. Og om du bruger tiden rigtigt for dig.

Gør regnskab i en uge, hvor du i et skema skriver ned, hvad du bruger døgnets 24 timer på alle ugens dage – fx arbejde, transport, søvn, familie, sport og fritidsaktiviteter.

Hent skema som hjælperedskab til din tidsregistrering

Når du er færdig, så spørg dig selv:

Så er det tid til at træffe nogle valg. Du ved, hvordan du bruger din tid, og om noget skal fylde mindre eller mere i dit liv. Du skal nu beslutte, hvilke områder det er vigtigst for dig at forbedre.

Du kan fx tegne et lagkagediagram og navngive de områder, der fylder for dig, fx familie, arbejde, fordybelse, venner, alenetid, fritid, ferie, efteruddannelse og andet, der er vigtigt i dit liv. Vurdér hvert område på en skala fra 0-10, og vælg så de 1-2 vigtigste områder, som du vil forbedre.

Vælg nu 1-3 mål inden for hvert af de områder, du vil forbedre. Skriv områderne ned, og notér ved hvert mål:

• Handlinger: hvilke 1-2 ting kan du gøre for at komme dette mål nærmere?
• Tidsramme: hvornår skal du gøre det?
• Støtte og ressourcer: hvem kan hjælpe dig, så du får handlet på dine beslutninger?

Er dit mål at sætte mere struktur på din arbejdsdag, kan du hente hjælpe-redskaberne:

• Ark - Skab overblik over opgaver og prioritering af dem (.pdf)

Vaner er praktiske, fordi de hjælper os igennem dagen, uden at vi skal overveje hvert eneste skridt. Men de er problematiske, hvis de automatisk får os til at gøre ting, der ikke er gode for os.

Kig derfor også på dine vaner, når du vil skabe en forandring – er der noget, du skal ændre? Spørg dig selv:

• Hvilke 3 nye, gode vaner skal du dyrke?
• Hvilke 3 gamle vaner skal du begrave?

Det tager 66 dage at skabe en ny vane og holde den – måske kortere hvis aktiviteten er kendt, og måske længere hvis det er noget helt nyt.

Vær forberedt på, at du muligvis får lyst til at kaste håndklædet i ringen undervejs. Så kan det være en god ide at genbesøge dit mål og det, du håber at få ud af din nye vane.

Skab fokus med mindfulness

Mindfulness og meditation kan hjælpe dig med at holde fokus. Du træner din opmærksomhed og koncentrationsevne. Og du styrker din evne til at være til stede i nuet, så du kan fokusere på de ting, som er vigtige for dig – måske dine nye vaner.

Sig til, før jorden brænder under dig, hvis du kan. Din chef kan bedre hjælpe dig, når du løbende gør opmærksom på, hvordan du har det.

Som leder har Malou Toft selv suppleret de løbende 1 til 1 møder med jævnlige udviklingsmøder, så alt ikke hviler på den årlige performance-samtale.

- Vi tager generelt for få og for sjældent individuelle “courageous conversations”, af frygt for, at noget kører af sporet. Med mere fokus på ”hvordan” frem for ”hvad” får I en bedre ramme for at tale om, hvilken adfærd eller ændringer der kan være nøglen i forskellige samarbejdsrelationer, uddyber hun.

Når du ønsker ændringer, så giv din chef en chance for at stille ind på den rette frekvens. Fx kan du sige på forhånd, at du gerne vil vende noget omkring din personlige situation på jobbet.

På mødet skal du være konkret og ærlig om dine ønsker og ambitioner. Lad være med at pakke tingene ind. Du risikerer bare, at din chef ikke opfanger, hvad du vil. Fx mere ansvar, mere fleksible arbejdstider, eller mere anerkendelse i teamet.

Gør dig også klart, hvad du vil bruge din leders svar til.

- Din chef siger muligvis nej. Vær på forhånd afklaret med, hvad der er til forhandling, og hvad der eventuelt ikke er. Kan du leve med, at dit ønske ikke bliver opfyldt? Så undlad at være for stejl i dine krav og udmeldinger. Kan du ikke leve med et nej? Hvad gør du så?, siger Malou Toft og tilføjer:

- Det hjælper at være godt forberedt. Hav gerne forslag til løsninger på det, du vil opnå. Og sæt god tid af til mødet. Husk også at aftale, hvad der skal ske efter mødet. Skal I mødes igen om en uges tid, en måned? Skal HR involveres? Eller var det vigtigste at få ventileret og taget snakken?

Hvis du har brug for en generalprøve – måske fordi du ikke er helt tryg ved din chef – kan du fx teste dine argumenter på en anden leder eller mentor i din organisation eller omgangskreds.

Du skal have det godt med dine valg - og fravalg. Men luk ørerne for andres meninger. Kun du ved, hvordan du skaber mening og energi i dit liv.

- Du kan selvfølgelig ikke det hele, så vær realistisk. Vil du være topleder, ja så er det nok de færreste, der kan nøjes med at arbejde 37 timer om ugen (selvom jeg har hørt historier om nogen der lykkes med det). Jeg har selv fire børn og synes, at Lagkagehuset gør det glimrende, og at rengøringshjælp er en velsignelse.
Det gælder om at droppe den dårlige samvittighed – for tit er vi jo vores egen værste dommer. Så træf de valg, der er vigtige for din livsglæde, og tag så snakken med din chef, hvis det er det, der skal til, understreger Malou Toft.

• Spræng ikke en bombe på mødet, men snak løbende med din leder.
• Vær tydelig og ærlig – og hav konkrete forslag til løsninger.
• Gør dig klart, at din leder kan sige nej. Hvad gør du så?
• Husk at aftale, hvad der skal ske efter mødet.

• Er det her stadig mit fokus?
• Har deadline ændret sig?
• Og er det stadig de rigtige interessenter for opgaven?

Du kan bruge nedenstående prioriteringsmatrix til at få overblik over dine opgaver:

Skab overblik over opgaver og prioriteringer (.pdf)

Komplicerede opgaver kræver dig, når du har mest energi og fokus. Er du er i dit es om morgenen, så lav dine analyser der. Eller skriver du bedst efter en gåtur, så sæt tid af til det. Tænk over din egen rytme, og planlæg din dag efter den.

Hold fokus ved at fjerne forstyrrelser. Det er ofte dig selv, der afbryder dig: En pop-up, en mail, en overspringshandling. Sæt struktureret fokustid i kalenderen – og vær tro mod den. Eksempelvis 25 minutters arbejde efterfulgt af 5 minutters pause, siger Pia Ravn.

Brug din kalender til at styre dine opgaver og ressourcer. Men planlæg højst 80% af din tid – til de vigtigste 20% opgaver, resten er din buffer til akutte opgaver og kollegers behov.

Sæt sluttidspunkter for dine opgaver. Uafsluttede opgaver tærer på dit mentale overskud – kan give bekymringer/ruminering. Skrider din tidsplan, så sæt ny tid af til opgaven senere. Det giver ro i hovedet til det, du arbejder med nu.

Husk pauser! Du kan højst koncentrere dig 45 minutter ad gangen. Planlæg korte, hyppige pauser. Det giver hjernen luft. Husk, at der er mange former for pauser fx at klare hovedet ved at kigge ud af vinduet, snakke med en kollega, gå en lille tur.

Har du brug for et bedre overblik over dit tidsforbrug, så prøv nedenstående skema:

Få styr på dit tidsforbrug (.xlsx)

Når du inddrager andre, forbedrer du dine resultater, du styrker dit netværk og gør dig synlig. Få gerne sparring fra nogen, du synes er dygtige eller kritiske. Giv også dig selv feedback.

Hold en personlig status med dig selv hver tredje eller sjette måned hvor du noterer dine resultater, især på dine vigtigste opgaver. Pludselig kan du nemlig ikke huske, at du sparkede døren ind for ni måneder siden.

Det gør dig bevidst om dine fremskridt, og det bliver lettere at opdatere dit CV. Er du effektiv, kan du klare dit personlige statusmøde på 30 minutter.

Du husker særligt din dags afslutning – så sørg for, at den er god. Luk ned fem minutter før fyraften og gør status:

Hvad lykkedes godt i dag?

Er der opgaver, der skal følges op på?

Hvad skal i kalenderen senere på ugen?

- Rund gerne dagen af med fem dybe vejrtrækninger og en vurdering af din indsats versus dit udbytte af arbejdsdagen og ikke mindst om det har været en god dag. Luk både computeren og hovedet. Så kan du lade op og vær effektiv igen i morgen, anbefaler chefkonsulenten.

Med kunstig intelligens har du fået flere nye værktøjer, der kan aflaste dig i arbejdsdagen.

Brug fx AI til at:

• få overblik over dine opgaver
• skrive udkast til mails, præsentationer eller analyser
• opsummere møder og dokumenter
• skabe idéer og struktur til dine tekster
• analysere data.

AI kan med andre ord klare rutineopgaverne, så du får tid til fokusere på det, der kræver menneskelig intuition: samarbejde, beslutninger og kreativitet. Men husk, at det stadig er dit ansvar at sikre kvaliteten af din AI-makkers arbejde. I starten tager dine opgaver måske længere tid, når du bruger AI, men det kan du se som en investering – som nogle gange bliver en stor succes og andre gange mere afdæmpet, siger Pia Ravn.

Effektiv og i trivsel

Effektivitet handler ikke om at gøre mere – men om at gøre det rigtige med overskud. Når du styrer din dag med fokus, rytme og de rette værktøjer – også digitale – kan du både levere, lære og trives.

En god relation starter med at forstå, hvilken type din chef er, og hvilken situation, din chef befinder sig i.

Hvad driver din leder? Ingen kan læse tanker, men prøv alligevel at afkode nogle træk. Lyser han eller hun op, hvis du kommer med nye ideer, eller ligger motivationen snarere i stabil, sikker drift? Og er din chef introvert eller ekstrovert? Sagsorienteret eller relationsorienteret?

Du behøver ikke dele din chefs præferencer, men du skal kende dem. Kig også på dig selv – er du en helt anden type? Hvordan?

Prøv så at forstå din chefs situation. Hvad bliver din chef målt på? Hvornår er din chef en succes? Hvilke relationer har din chef i organisationen? Hvilke krydspres agerer han eller hun i? Hvad tynger?

Når du kender din leders kontekst, kan du bedre forstå hans eller hendes beslutninger og adfærd.

Tryghed og tillid er centralt for forholdet til din nærmeste leder. Det opnår du ved at holde aftaler, være loyal og informere i god tid.

Har du et projekt, der er i risiko for at kæntre, så inddrag din chef, før båden begynder at tage vand ind. Tænk også gerne i løsninger, hvis du påpeger problemer.

Når din chef er tryg ved dig, udvides rammen typisk for, hvilken kritik du kan komme med, og hvilke opgaver du kan betros.

Det tager tid at bygge tillid og tryghed, og det kommer ikke af sig selv. Men når I finder musikken, vil din chef formentlig give dig længere snor og udvide dit handlerum, så I kan gøre hinanden bedre og bedre.

Vil du have gennemslagskraft og flere af dine forslag igennem, så flet dine egne ønsker med virksomhedens mål.

Har du ambitioner om fx at blive projektleder, så understreg, hvordan det vil spille sammen med forretningens strategi og skabe resultater – frem for blot at slå på, hvor spændende det kunne være for dig.

Kender du det: Du har bedt om et møde med chefen. Men under mødet taler I om noget helt andet, end du havde planlagt. Du går mere forvirret derfra – og måske har du ovenikøbet en uønsket opgave under armen. Så har du helt sikkert også ærgret dig over, at du ikke fik sat nogle bedre rammer for mødet.

Det sidste råd handler derfor om, hvad du bør overveje inden et møde med din chef:

• Emne: Hvad er emnet for mødet?
• Formål: Hvad vil du have ud af mødet? Grønt lys for noget? Eller sparring?
• Hvem? Er det overhovedet din chef, du skal tale med? Eller måske en specialist?
• Hvordan? Vær tydelig om, hvordan du ønsker mødet afviklet. Sig fx ”Jeg har ikke brug for, at vi beslutter noget på det her møde, men vil gerne sparre med dig om den her sag, er det okay?”

Giv konstruktiv sparring

Den gode relation til chefen handler om at være opmærksom på, hvilken kommunikation der virker og ikke virker. Så kan I undgå mange misforståelser og få det bedste ud af hinanden. Hverken din leder eller arbejdsplads har brug for et team af nikkedukker, så vær en konstruktiv, kritisk sparringspartner.

Det vil gavne jeres arbejdsfællesskab, din arbejdsglæde og dine muligheder i jobbet.

Du kan formentlig trække på mange kolleger, når du har brug for sparring. Men husker du det? Slå autopiloten fra, og vælg ud fra flere perspektiver end bare, at du og Peter plejer at sparre godt.

Overvej, hvem der har kompetencer, evner, viden og personlighed, som matcher dit behov for sparring bedst. Er det din chef, en fagspecialist eller en tæt kollega? Når du tænker bredt, får du adgang til flere af dine kolleger – og det styrker både din opgaveløsning og det sociale fællesskab og gør dig
skarpere på dine egne opgavers bidrag til de fælles forretningsmål.

Din kollega vil helt sikkert sætte pris på tid til at forberede sig. Det kan være sværere at læse hinandens signaler og behov – især når I ikke mødes fysisk. Så fortæl om dine forventninger, gerne før I mødes. Vil du have råd eller erfaringer? Handler det mest om at læsse af? Eller skal I brainstorme og ideudvikle? Hav også respekt for din kollegas tid. Undgå at mase en sparring ind i en fyldt kalender – en tidspresset sparringspartner er sjældent den bedste.

Det handler ikke kun om, hvor du arbejder fra – men også om, hvad du har brug for i samtalen.
Et telefonopkald fungerer godt, hvis I ikke har brug for at dele materiale på skærmen – hvis det er tilfældet, så er et onlinemøde bedre.

Andre gange er det oplagt at mødes fysisk fx ved vigtige forhandlinger, svære samtaler eller kreative processer.
Og hvad med en walk-and-talk, hvis I har brug for at vende en udfordring uden skærme og møderum?

Sparring kræver en indsats både fra ledelsen, som skal godkende, at I bruger tid på det, og fra dig som medarbejder. I en travl hverdag kan sparringen nemt glide ud, hvis ikke der er klare rammer. Mangler de, så tag selv initiativ – eventuelt sammen med dine kolleger – til at skabe et fælles udgangspunkt.

Og husk, at det bedre at række ud én gang for meget end én gang for lidt. Det er ikke altid nemt at fornemme, hvad dine kolleger arbejder med, og hvornår de har brug for input. Men et godt spørgsmål, et nyt perspektiv eller bare fem minutters sparring kan gøre en stor forskel – både for dig og din kollega.