Djøf

Håndtering af mails efter fratræden

Hvad sker der med de mails, der bliver sendt til dig, efter du er fratrådt?

Hvad sker der med de mails, der bliver sendt til dig, efter du er fratrådt? Datatilsynet har retningslinjer herfor, og de gælder uanset om du selv har opsagt din stilling, eller du er blevet opsagt.

Retningslinjerne skal følges, medmindre du og din arbejdsgiver har indgået en anden konkret aftale.

Retningslinjer fra Datatilsynet

  • Når medarbejderen ikke længere har adgang til sin mailkonto, må denne kun holdes aktiv i en kort periode. Perioden skal være så kort som muligt og kan maksimalt være på 12 måneder afhængig af den fratrådte medarbejders stilling og funktion.
  • Der skal sættes autosvar på mailkontoen snarest muligt efter, at medarbejderen ikke længere kan få adgang til sin mail. Af autosvaret skal det fremgå, at medarbejderen er fratrådt og anden relevant information.
  • Den aktive mailkonto må kun bruges til at modtage mail og videresende privat mail til den fratrådte medarbejder, hvis private mails modtages.
  • Virksomheden skal snarest muligt efter fratrædelsen fjerne oplysninger om medarbejderens mailkonto fra virksomhedens hjemmeside og andre offentlige informationssider.
  • Kun én eller få betroede medarbejdere må have adgang til den fratrådte medarbejders emailkonto.
  • Det anbefales, at virksomheder udarbejder personalepolitiske retningslinjer for håndtering af fratrådte medarbejderes mailkonti og informerer medarbejderne herom.  

Retningslinjerne for, hvordan din arbejdsgiver skal behandle de mails, der kommer ind på din mailkonto, efter du er fratrådt.

Private mails 

Djøf anbefaler, at du finder ud af, om I har en it-politik på arbejdspladsen. Sæt dig grundigt ind i, om du fx må bruge den mailadresse, som bruger gennem dit arbejde til private mails. Lad det tydeligt fremgå af dine mails, hvis det er en privat mail, eksempelvis ved at skrive privat i emnefeltet.

Det skal understreges, at en arbejdsgiver ikke må læse private mails. Hvis arbejdsgiveren bliver opmærksom på, at der er tale om en privat mail uden relation til virksomhedens drift, må den pågældende mail ikke læses.

Djøfbladet

Det gode farvel er vejen frem

Rigtig mange skifter job på arbejdsmarkedet i 2017. Det er vigtigt at komme godt i gang på det nye arbejde. Men glem ikke at efterlade det bedst mulige indtryk på den arbejdsplads, du forlader.

Illustration: Anne Pedersen
Djøf blog

Hvis du er det grå guld, er jeg så det skaldede guld?

Om at søge job eller skifte spor, når du er fyldt 50. Mennesker over 50 er stabile, loyale og en kæmpe ressource af viden og erfaring til gavn for både kollegaer og arbejdspladser. Det budskab synes jeg, vi skal dele.


Thomas Kantsø
Thomas Kantsø
Chefkonsulent