Djøf blog

Excel: Mit lille mirakel

Små redskaber kan være et mirakel i hverdagen. Excel var og er mit personlige mirakel. Del dit, og hjælp andre godt på vej i det første job.

Af Line Frost Pedersen

I mit arbejde med at udvikle et nyt redskabskursus til nyuddannede, kom jeg til at tænke på, hvad jeg selv manglede i mit første job.

Svaret er enkelt, Excel.

Hvis jeg bare på studiet eller i et studiejob havde lært at bruge Excel, havde mit første job som konsulent i en lille kursusvirksomhed været SÅ meget lettere. Heldigvis havde jeg en chef som både kunne åbne øl og kundernes hjerter med et regneark.

Man har vel altid en vis kolonneangst i starten, men som jeg lærte at lave beregninger og bruge hvis, hvis og hvis-sætninger, pivottabeller og makroer, vandt Excel også mit hjerte.

Jeg har stadig ikke været på kursus i at bruge Excel, men er selvlært og ikke bange for at prøve mig frem. Excel bliver flittigt brugt til alt fra budgetter til visuelle procesbeskrivelser og databehandling, og jeg er vild med det.

Det er egentlig sjovt, som nogle redskaber bare kommer ind under huden på en.

Så drop angsten, og kast dig ud i det, fordi …

… et Excel ark er altid praktisk og smart

Det kan bruges til alt, hvis du ikke er sart

Det kan ordne data og knække en nød

Det kan tælle timer og vække en død

Det kan lave budgetter og skarpe modeller

Det kan fremstille scenarier og pivoter, der spiller

Men er du ikke parat til at blive en Nerd, så skifter du program og vælger Word

Del dit lille mirakel

Lad os lære af hinanden: Hvilken lille eller større ting har gjort en stor forskel for dig i dit første job?

lfp

Line Frost Pedersen

Udviklingskonsulent

Til hverdag sikrer jeg medlemmerne relevante kursustilbud og arbejder med kommunikation til forskellige medlemsgrupper.

Min blog handler bredt om kompetenceudvikling og læring. Nogle gange er afsættet i undersøgelser eller faglige betragtninger, andre gange er det i min daglige sparring med medlemmerne. Jeg inviterer dig til debat og håber at give dig inspiration til DIN kompetenceudvikling.

Skriv kommentar

Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Heckmann

Du har helt ret i dine betragtninger. Excel er et redskabsfag der er lidt undervurderet i forhold til at være effektiv fra dag 1, når man starter på et nyt job, hvor Excel i mange job både er et must for at kunne levere hurtigt, men også i forhold til en nogenlunde professionel opstilling (design). Har selv brug Excel i hele mit jobliv, og det har altid været en øjenåbner for andre, når jeg har givet dem et lille kursus i hvor mange arbejdsopgaver, der kan konkretiseres i et veldisponeret design regneark.

Line Frost Pedersen

Kære Heckmann

Tak for din kommentar. Jeg kunne vildt godt tænke mig at se dit design:-)

Excel er det først program, jeg åbner, når jeg skal i gang med en større opgave eller et projekt. Og det er også det, jeg bruger til at lave procesmodeller, fordi gitterlinjerne giver en fantastisk baggrund til at lave modeller meget præcise, samtidig med at det giver hurtigt fleksibilitet, hvis du pludselig skal skyde flere elementer ind.

Dbh Line

Bjarne Heckmann

Kære Line

Min opfattelse af et "design regneark" er, at slutproduktet fremstår optimal ift. arbejdsopgaven.

Som tovholder på mange opgaveløsninger i Excel har jeg set alt for mange "alt i et regneark", hvor det koster megen tid omkring opdaterings processen.
Hvis man som tovholder f.eks. skal holde styr på en eller flere enheders forbrug herunder fremlæggelse af en oversigt til kontormøder, har jeg set det kan koste en formiddag at justere tabeller og tjekke, at man får det rigtige gennemsnit m.m. på plads evt. med en figur.

Et godt design på en sådan opgave er at opdele opgaven på forskellige faneark og udforme et oversigtsark, som automatisk opdaterer de tal, man ønsker at have inklusiv grafer. Således har man en eller flere sider der umiddelbart kan udskrives når de skal bruges, og med et konstant format som er genkendeligt for alle på kontormøderne. Et godt overblik over de mange informationer gør også, at man på møderne bruger tiden på de mere kvalitative vurderinger.

Da opgaverne kan være meget forskellige, kan det være svært at udvikle et altfavnende skabelonregneark, men er man fra start klar på hvilke oplysninger en opgave skal opfange, er det ulig lettere at få funktionaliteten i top. Alt for mange starter tilfældigt ud og derfor ses regneark tit opbygget som et kludetæppe og som sådan mindre funktionelt.

En vigtig adfærd er at bruge andres erfaringer. En god mangeårig viden til opbygning og brug af et design regneark til udvalgte opgaver fjerner ikke "sagsbunkerne", men den kan i bred forstand reducere svartiderne betragtelig.

Excel kan bruges til en meget varieret opgave portefølje. Alt for mange dygtige og veluddannede mennesker går sukkerkold, når de skal konkretisere en arbejdsopgave i Excel.

Jeg er enig i dit budskab om, at det er et must at bruge Excel til relevante arbejdsopgaver.
Håber mange følger dit råd.


Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Line Frost Pedersen

Kære Bjarne

Tak for din uddybelse.

Og jeg giver dig helt ret, dashboards (oversigter) er fantastiske, hvis de bliver designet i forhold til opgaven.


Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Carsten Borch

Alt for mange er kun på begynder niveau i Excel. De der kommer lidt mere i dybden bliver i stand til at lave bedre analyser og mindsker deres arbejdstid. Et godt kendskab til Excel kan hjælpe dig på vej i karrieren.

Line Frost Pedersen

Kære Carsten

Ja, det er også klart min erfaring.

Dbh Line


Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.