Derfor skal du være konstruktivt besværlig
Du får en ny opgave. Dit første instinkt er at gå i gang. Men nogle gange performer du bedre, hvis du sætter tempoet ned.
5 spørgsmål du skal afklare, før du går i gang
Mange projekter, analyser og præsentationer mister værdi, fordi ingen fik afklaret de grundlæggende spørgsmål fra starten:
• Hvad er formålet?
• Hvilket problem prøver vi at løse?
• Hvem bliver påvirket af løsningen?
• Hvem skal involveres?
• Hvordan ser succes ud?
Og pludselig står man med en analyse, en app eller en løsning, der ikke rigtigt kan bruges til noget.
Den erfaring gælder ikke kun nyuddannede, men også store virksomheder og offentlige projekter. Derfor er der en god grund til, at konsulenthuse taler om why before what. Det kan simpelthen koste dyrt at springe forarbejdet over.
1. Spørg til formålet
Det lyder banalt, og netop derfor bliver det ofte overset. Måske fordi vi antager, at andre allerede har tænkt over det. At nogen højere oppe i organisationen har styr på det. Eller at opgaven sikkert giver god mening, siden chefen har sat den i gang.
Hvis du bruger en ekstra time på at forstå formålet med en opgave, kan du ofte spare 10 timers omarbejde senere. Så når du får en opgave, så spørg:
"Hvad skal denne leverance hjælpe med at opnå?"Du vil blive overrasket over, hvor tit en forventningsafstemning om formålet kan afsløre misforståelser, forskellige forventninger eller vigtig kontekst, som ikke var tydelig fra starten.
2. Beskriv problemet med dine ord
Inden du går i gang, så formuler problemet. Hvis du ikke kan beskrive problemet klart og præcist, er der en risiko for, at du bruger tid på at optimere en løsning, der ikke møder det egentlige behov.
Du vil få svært ved at skabe ejerskab hos dine stakeholders, hvis opgavens formål er svagt.
Fx er der stor forskel på: ”Vi skal lave en analyse af kundedata”, og
”Vi mangler indsigt i, hvorfor kunder falder fra, og ledelsen har brug for et beslutningsgrundlag for at prioritere de næste indsatser.”3. Find de vigtigste interessenter
Mange problemer opstår, fordi de forkerte mennesker bliver involveret for sent. Find derfor ud af, hvem du skal have med ombord:
- Hvem har indflydelse på opgaven?
- Hvem bliver påvirket af opgaven?
Så skaber du nemmere opbakning og engagement, får relevant viden, minimerer konflikter og får bedre løsninger.
4. Stil spørgsmål til antagelser
Mange opgaver bygger på ting, som alle tager for givet – men som ikke nødvendigvis er rigtige.
Måske antager I, at kunderne efterspørger en bestemt løsning. At et problem skyldes én bestemt årsag. Eller at en proces fungerer dårligere, end den faktisk gør.
Derfor er det værd at spørge, "Hvordan ved vi det?". Tal også med de mennesker, der ved mest om området. Fx din chef, andre chefer eller kolleger med den relevante faglighed.
Det kan afsløre, om I bygger på data, erfaringer og feedback – eller om I arbejder ud fra noget, alle tror er rigtigt.5. Definér succes, før du starter
Hvordan ved I, at arbejdet er lykkedes? Svaret afslører tit, om der er fælles forståelse af målet.
Nogle gange viser det sig, at forskellige interessenter forventer vidt forskellige resultater. Andre gange opdager man, at ingen egentlig har defineret, hvad et godt resultat er.
Derfor skal du som minimum kunne svare på: Hvad skal være anderledes, når opgaven er løst?
Svaret gør det lettere at prioritere, skære fra og vurdere, hvornår arbejdet er godt nok.
