Det er ikke kun din telefon, der forstyrrer arbejdsdagen

Du møder ind og glæder dig til et par timers uafbrudt arbejdsro. Men så tikker Teams-beskederne ind, en kollega skal bruge dit input, et projekt kræver en hurtig afklaring - og pludselig er formiddagen gået, og resten af dagen står på møde efter møde.

Undersøgelser viser, at vi i snit afbrydes hvert andet minut på jobbet og bruger en stor del af arbejdsdagen på møder, mails, chats og koordinering. Men forstyrrelserne kommer langt fra kun fra telefoner og notifikationer.

De er også bygget ind i selve måden, vi arbejder på - i de mange opgaver, samarbejder og mennesker, vi løbende skal forholde os til. Alt sammen noget, der skal håndteres i højt tempo, samtidig med at vi står til rådighed, når andre har brug for os.

- Hvis du skal nå meget, være tilgængelig for andre og sprede din opmærksomhed over mange forskellige sammenhænge, bliver det sværere at fastholde fokus og koncentration, siger Thomas Jønsson, lektor i arbejds- og organisationspsykologi ved Aarhus Universitet.

Flere afhængigheder, flere afbrydelser

At vi har mange forskellige opgaver og fællesskaber på jobbet, er ikke i sig selv et problem. Tværtimod har vi ifølge Thomas Jønsson brug for variation. Det udvikler os og gør arbejdet mere motiverende og tilfredsstillende, påpeger han. Men der er en øvre grænse for, hvor meget variation vi kan håndtere, før det får en slagside.

- Når opgaveporteføljen bliver for bred og samarbejderne for mange, får vi simpelthen ikke arbejdet os tilstrækkeligt ind i den enkelte opgave. Og så ender vi med ikke at få gjort arbejdet færdigt eller udviklet den dygtighed, der skal til, for at vi kan løse vores opgaver ordentligt, siger han.

Netop der kan det begynde at tippe, fordi vi spreder os over stadig flere projekter og teams. Det gør os mere afhængige af flere menneskers input og beslutninger samtidig med, at vi selv skal stå til rådighed, når andre har brug for vores. Resultatet er flere skift i løbet af arbejdsdagen.

- De mange skift, vi foretager os, er ikke gratis. Hver gang vi forlader én opgave og går ind i en anden, skal hjernen igennem en overgangsfase, før den er indstillet på det nye. Det koster mental energi og tager kapacitet fra selve opgaven.

Du mister også kontrollen

Og opgaverne, samarbejderne og afbrydelserne gør ikke kun vores arbejdsdag mere fragmenteret. Det gør den også mindre forudsigelig. Jo flere mennesker, projekter og teams dit arbejde afhænger af, desto flere ubekendte sniger der sig ind i kalenderen og gør det sværere for dig at bestemme over din egen tid.

- Det øger alt sammen graden af ´uplanlægbarhed´ og betyder, at vi får vanskeligere ved at planlægge og kontrollere vores arbejde. Og kontrol er utrolig vigtig for os. For føler vi ikke, at vi har kontrol over vores egen tid, er det en kæmpe stressfaktor, siger Thomas Jønsson.

Samtidig bliver det ofte det akutte, der vinder. Man er travlt beskæftiget hele dagen med at eksekvere på de mest presserende og hurtige opgaver, mens det mest krævende arbejde udskydes. Det har en faglig pris.

- Komplekst vidensarbejde, hvor du skal analysere, tænke nyt, skrive eller løse vanskelige problemer, kræver omhyggelighed og langsommelighed. Men skal du hele tiden være effektiv og have mange opgaver fra hånden, risikerer det at gå ud over kvaliteten, siger han.

Sådan tager du mere af kontrollen tilbage

Vil du tage mere af kontrollen tilbage og skabe plads til fordybelse, begynder det med at sige det højt.

- Det nytter ikke meget at blokere et par timer i kalenderen, hvis kollegerne stadig forventer, at du svarer pronto.

Ifølge Thomas Jønsson er det i virkeligheden meget enkelt: Hvis du er tilgængelig for andre, kan du ikke løse fordybelsesopgaven. Det ene udelukker det andet. Derfor skal der være tidspunkter, hvor du ikke er tilgængelig, og hvor dine omgivelser ved det. Det er noget, man skal aftale med hinanden.

- Det handler om at beskytte din tid uden dårlig samvittighed. At være utilgængelig bliver ikke et tegn på, at du ikke passer dit arbejde, men en forudsætning for at kunne gøre dele af det ordentligt.

Beskyt din tid

Når forventningerne er afstemt, bliver det lettere at skabe ro omkring dit arbejde. Og her anbefaler Thomas Jønsson, at du først samler fordybelsestiden i større blokke. Fire timer spredt mellem møder og andre opgaver er ikke det samme som fire sammenhængende timer.

- Fordybelse er langsommelig, og jo længere sekvenser du kan skabe, jo bedre. Det tager tid bare at nå tilbage til den fordybelse, du var i, da du slap opgaven, siger han og fortsætter:

- Beskyt dernæst den tid, du lige har skabt. Luk Outlook, arbejd hjemme eller find et sted, hvor du ikke bliver forstyrret. Pointen er, at du reelt gør dig utilgængelig, mens du fordyber dig.

Pas på dit engagement

Og så skal du ifølge Jønsson passe på engagementsfælden. Det er nemlig ofte de medarbejdere, der gerne melder sig til nye projekter og hjælper andre, der ender med det mest fragmenterede arbejdsliv.

- Der kan opstå en selvforstærkende dynamik, hvor der kommer en forventning om, at den, der altid melder sig, nok tager opgaven igen. Derfor har man også selv et ansvar for at sige nej, sige fra og sige til, siger han og anbefaler, at du gør alt det arbejde, du allerede har, synligt for både chefen og kollegerne. Et nej til endnu en opgave bliver dermed også et ja til at kunne gøre det, du allerede har på bordet, ordentligt, påpeger han.

- At tage kontrollen tilbage handler ikke om at lukke sig om sit eget arbejde. Det handler også om at sætte grænser for, hvor meget der får lov at konkurrere om din tid og opmærksomhed.