Forebyg stress ved at sætte struktur på din arbejdsdag

Du skal vide, hvilke forventninger, der er til dig på arbejdet, hvis du skal være effektiv. Du kan bruge 80/20-reglen som et vejledende princip for dit fokus på dine arbejdsopgaver: 20% af dine opgaver, bidrager til 80% af dine resultater. Det er de 20%, du primært bliver målt på og belønnet for.

Indkreds de vigtigste 20% af dine opgaver og afstem dem løbende med din leder. Ved at tale løbende med din leder om dine mål, får du et klarere billede af, om du stadig har det rette fokus eller om opgaven har ændret sig.

Vi har alle forskellige tidspunkter, hvor vi har mest energi. Vær bevidst om, hvornår du har mest energi og fokus, så du kan arbejde på de komplicerede opgaver der. Er du altid i dit es om morgenen, så lav dine vigtigste opgaver der. Arbejder du bedst, efter en gåtur, så sæt tid af til det.

Find din egen rytme, og planlæg din dag ud fra det. Få indarbejdet nogle gode rutiner med fokustid og vær vedholdende.

Du kan bruge din kalender til at styre din arbejdstid og opgaver. Men planlæg højst 80% af din tid, til de vigtigste 20% opgaver. Du skal stadig have luft nok til, at du kan være tilgængelig for dine kolleger og de opgaver som du pludselig skal prioritere først.

Sæt altid et sluttidspunkt på dine leverancer, så uafsluttede opgaver ikke tærer på din koncentration. Hvis din tidsplan skrider, så sæt ny tid af til opgaven på et senere tidspunkt. Det giver ro i hovedet til det, du arbejder med nu.

Put også pauser i din kalender. Du kan højst koncentrere dig i 45 minutter ad gangen, så tag flere, korte pauser i løbet af dagen. Og husk, at der er mange former for pauser, du kan fx trække frisk luft, snakke med en kollega, slappe af eller ordne noget privat, som fx at booke en tid hos lægen.

Feedback har flere fordele. Når du inddrager andre, bliver dit resultat bedre, du vedligeholder dit netværk og gør dig mere synlig. Prøv at få sparring fra nogen, du synes er dygtige eller kritiske.

Giv også dig selv feedback. Hver tredje eller sjette måned bør du gøre status og skrive de resultater ned som du har nået med dine 20% vigtigste opgaver. Hvis du ikke skriver dine resultater ned, kan du nemt glemme, at du leverede nogle flotte resultater for 10 måneder siden. Du kan også bruge din feedback til dig selv til at opdatere dit cv med dine resultater.

Du husker særligt dagenes højdepunkter og afslutninger. Så afrund din arbejdsdag på en god måde. Luk ned fem minutter før fyraften i stedet for at haste ud ad døren. Undgå at klare et opkald to minutter i fyraften.

Rund arbejdsdagen af med at vurdere din indsats i forhold til dit udbytte af arbejdsdagen. Tænk over hvornår og hvordan, du har peaket i løbet af dagen og om du har uafsluttede opgaver, du skal sætte tid af til i din kalender.

Er der noget, der fylder i dine tanker, så skriv det ned, så du med trygt og roligt kan slukke computeren og slappe af i hovedet. På den måde kan du bedre lade op til næste dag, så du igen kan arbejde effektivt.