Tre råd til konsulenter: Sådan tackler du de underscopede projekter
Underscopede projekter er hverdag for mange konsulenter. Men hvad er den gode vej udenom pinlige mails og opkald, hvor du skal forklare, hvordan budgettet stak af for længst? Ifølge eksperten er det vigtigste, du kan gøre at være knivskarp i tilbudsfasen og så ikke frygte konflikten.
De fleste konsulenter har prøvet det: Projektet er solgt, nogle gange af en anden end dig selv, arbejdet er i gang, men så eksploderer timeforbruget.
- Det er et af de mest udbredte problemer i konsulentbranchen. At man kommer til at underscope, siger konsulent og ledelsesrådgiver Allan J. Christensen.
Problemerne starter, før opgaven gør
Når projekter ender med at blive underscopede, skyldes det ifølge Allan J. Christensen en for hurtigt lavet projektbeskrivelse.
- 9 ud af 10 gange, hvor det går galt, er det fordi projektet ikke er tænkt igennem, inden man begynder, siger han.
Og det er et problem. For her bliver forudsætningerne fastsat: Hvad er med i opgaven? Hvad er ikke? Og hvem har ansvar for hvad?
Ifølge Allan J. Christensen kommer nogle konsulenters faglighed til at stå i vejen: - Man har så travlt med at vise, at man er god nok, at man kan glemme at forvetningsafstemme realistisk.
Når projektet skrider: Lav aldrig strudsen
Selv velbeskrevne projekter ændrer sig undervejs. Det er her, mange konsulenter ifølge Allan J. Christensen laver strudsen: Man forsøger at flyve under radaren, håber at få projektet tilbage på sporet eller måske selv æde omkostningerne og arbejde gratis for at få enderne til at mødes.
- Ingen vil skuffe kunden. Men konfliktskyhed ér bare aldrig nogen god idé.
I stedet handler det om at tage samtalen, mens der stadig er handlefrihed, og justere tid, ressourcer og leverancer.
- Man skal simpelthen turde sige til kunden: Forudsætningerne har ændret sig. Vi bliver nødt til at tænke nyt.
Dine høje ambitioner og faglighed kan stå i vejen
Underscoping skyldes dog ikke kun ydre faktorer. Ofte er det nemlig konsulenten selv, der sætter barren for højt fagligt.
- Som konsulenter, har vi nogle gange for høje ambitioner på kundens vegne, siger Allan J. Christensen og fortsætter: Det udspringer af vores faglige stolthed. Vi er jo både ærekære og dygtige.
Derfor er det vigtigt at afstemme ambitionsniveauet med kunden: - Er det en Ferrari eller en Suzuki Swift, vi leverer hér? Det er godt at være ambitiøs og have høj faglighed, men selvfølgelig kun i det omfang kunden vil betale for det, forklarer eksperten.
Tre råd: Vær tydelig, rekalibrer, og tag den svære samtale
Når Allan J. Christensen samler sine erfaringer, giver han tre råd:
- Når noget ændrer sig, så sig det højt med det samme. Forklar roligt, hvad det betyder for tid, pris, leverance eller kvalitet. Kunden forstår som regel godt, at du forsøger at hjælpe.
- Rekalibrer, mens der stadig er handlemuligheder. Det er langt lettere at justere forventninger i uge tre end i uge tretten. Tag samtalen tidligt, også selv om den føles ubehagelig. Det er en del af din værdi som projektleder.
- Lær at håndtere den svære samtale. Mind dig selv om, at tydelighed er omsorg.
