Når tiden er knap: Effektive metoder til konsulentens prioritering og projektstyring

- Som konsulent handler dit arbejde om to ting: Du skal skabe kvalitet for din kunde, så de ønsker at bruge dig fremover. Samtidig skal du tage så effektiv styring af dit projekt, at du også skaber værdi for din organisation. 

Ordene kommer fra Allan J. Christensen, der til daglig rådgiver konsulenter om at få succes i deres arbejdsliv. Han understreger, at rådene også kan bruges i konsulentarbejde internt i organisationer og uddyber:

- Balancen ligger i at skabe kvalitet inden for tid og budget. Det er nemmere i små projekter, men komplekse projekter kræver at du er metodebevidst.

Tydelighed, gennemsigtighed og konsekvent kommunikation er nøglen

Allan J. Christensens første råd er, at du arbejder proaktivt med løbende at visualisere og skabe overblik i processen. 

- Vælg et værktøj, der fungerer for dig, og brug det konsekvent. Det styrker dit og dit projektteams overblik og sikrer, at kunden ser værdien af samarbejdet.

1) Sådan skaber du tydelighed

- Tydelighed handler om at fokusere på målet: Hvad vil kunden opnå med projektet og hvorfor? Når du formidler mening, ser kunden værdien, og dit team bliver motiveret, siger Allan J. Christensen.

Sådan gør du: Når du giver dine projektmedarbejdere opgaver, så fokuser på, hvorfor denna aktivitet er afgørende for kunden og hele projektet.  Meningsfyldte opgaver skaber motivation. 

2) Gennemsigtighed er afgørende

- Gennemsigtighed handler om: Hvad er det jeg som deltager skal gøre. Du skal kunne skabe gennemsigtighed om, hvad delopgaverne til den enkelte deltager er. 
Sådan gør du: Når du overdrager delopgaver, skal du opstille klare kvalitetskriterier for ydelsen og deadlines for gennemførslen.

3) Husk at være ekstremt kommunikerende

- Hvis du ikke kommunikerer tydeligt og følger op løbende, kan deltagerne miste trygheden og motivationen til at bidrage.
Sådan gør du: Sæt et fast skema for dine opfølgninger på projektet, og gør det hellere en gang for meget end for lidt. Det er både dit, kundens og projektdeltagernes vigtigste styringsdokument. 

4) Bonus: Husk ledelsesopgaven i din projektledelse

- Mange glemmer, hvor ufatteligt meget ledelse denne type arbejde kræver. Tydelighed, gennemsigtighed og kommunikation er vigtige. Men ledelse handler jo om at forstå, at mennesker er forskellige.

Nogle projektdeltagere arbejder bedst med stram styring, andre arbejder bedst med videre rammer for deres arbejde. Du bør derfor altid tilpasse projektledelsen til individet. 

- Som projektleder skal du have styr på det strukturelle og processen. Men du skal også give de rigtige rammer til dine kollegaer. Vil dine projektdeltagere gerne micro manages, eller går de så helt død? Det skal du interesse dig for, for at lede projekter effektivt som konsulent.

Held og lykke med at lede dit næste projekt.