Brug AI til at få mere mental båndbredde i arbejdsdagen

Du kender måske følelsen af at sidde med en opgave, du ikke rigtig kan få skovlen under. Eller at bruge uforholdsmæssigt lang tid på at finde de rigtige formuleringer i en mail.

Ifølge Ria Svejstrup, der underviser Djøfs medlemmer i kommunikation og mental båndbredde, handler den slags blokader oftest ikke om manglende faglighed, men om manglende mentalt overskud. Når overskuddet daler, bliver det sværere at bevare overblikket, finde løsninger og træffe beslutninger.

Ria Svejstrup anbefaler, at vi bruger AI på en måde, der aflaster vores hjerner. Her viser hun, hvordan du kan bruge AI til at frigøre energi til de opgaver, der kræver din faglighed og dømmekraft.

Hvad mener du egentlig med mental båndbredde?

- Mental båndbredde er et udtryk for, hvor stor adgang du har til din mentale kapacitet her og nu. Fx hvor meget af dig selv og din viden, du kan bringe i spil, når du skal løse en konkret opgave på jobbet.

- Når vores mentale båndbredde er presset, får vi sværere ved at tænke skarpt, træffe beslutninger og løse komplekse opgaver. Vi tvivler typisk mere på os selv og træffer flere valg ud fra, hvad vi frygter, at chefen eller kollegerne vil tænke, end ud fra, hvad vi inderst inde ved er den rigtige løsning. Og vi opfatter verden mere negativt – opfatter fx en neutral mail fra en kollega negativt.

- Derfor er vi nødt til at prioritere hvad vi bruger vores mentale båndbredde på, så vi har båndbredde til at løse de opgaver, der kræver mere af vores hjerner, og til at samarbejde.

Hvor kan AI så hjælpe os?

- Det er meget individuelt. For nogle er det koordinering og planlægning, det skaber størst værdi at lade AI hjælpe med. For andre er det at formulere en mail, der skal rumme mange modsatrettede hensyn, skabe struktur i en længere vejledning, håndtere en konflikt eller supportere chefen bedst muligt i en sag.

- Find ud af, hvilke opgaver der kræver unødig meget energi af dig, og spørg din AI, hvilke dele af opgaven den kan hjælpe med at løse.

Fire råd fra Ria Svejstrup til at frigøre mental båndbredde med AI

1. Vær nysgerrig på din egen opgaveløsning
   
   Vær nysgerrig på dig selv og din opgaveløsning. Hvilke opgaver og delopgaver giver dig energi? Hvilke presser din mentale båndbredde, og hvorfor kræver netop disse opgaver meget af dig?
   
   - Beskriv opgaven for din AI, og spørg, hvordan værktøjet kan hjælpe dig. AI kan fx hjælpe med at strukturere input til et beslutningsoplæg og skrive et tekstforslag. Men kun du kan vurdere, hvilke hensyn der vejer tungest, og være sidste hånd på teksten.
   
   
2. Investér i din AI, så du undgår at begynde forfra hver gang
   
   Giv din AI faste instrukser til de opgavetyper, som du løser igen og igen.
   
   - Skriver du fx ofte indstillinger eller nyhedsbreve, så opret et projekt i ChatGPT, hvor du samler baggrundsmateriale og instruktioner til netop denne opgavetype. Upload relevante skabeloner, retningslinjer for sprog og tone og gode eksempler på tidligere løste opgaver. Fortæl din AI, hvad du vil have hjælp til på denne opgave, og hvilke dele du selv vil tage dig af.
   
   - Så undgår du at skrive den samme prompt igen og igen og kan nøjes med at bruge mental båndbredde på det specifikke ved den aktuelle opgave, forklarer Ria.
   
   
3. Tag styringen over samarbejdet
   
   Det er dig, der skal definere opgaven og bestemme, hvad du vil have AI’s hjælp til. Ellers styrer AI hurtigt både kvaliteten, din tid og din båndbredde.
   
   Start med at forklare opgaven, præmisserne og hvad du vil opnå i en samlet førsteprompt. Skriver du for mange løsrevne ”popcornprompts”, stikker AI’s svar i mange retninger, så det koster dig for meget mental båndbredde at holde overblikket.
   
   
4. Tilpas din AI’s svarmåder til dine præferencer. Ellers sluger den din båndbredde.
   
   AI kan også ende med at kræve mere energi, end den sparer dig. Især hvis du skal læse lange svar, sortere i forslag eller hele tiden bede værktøjet om at ændre små og større ting.
   
   Derfor anbefaler Ria, at du tilpasser din AI’s måde at kommunikere på til dine præferencer. Det gælder ikke bare ”personlighed” og tone, men også detaljeniveau og visuel opstilling.