Kender du situationen? Mandag morgen og humøret i afdelingen er i top ovenpå en weekend, hvor alle er blevet tanket op med ny energi. I er samlet i tekøkkenet, og Louise har friske, hjemmebagte boller med.
Niklas går catwalk som sin 14 måneder gamle datter, der i går tog sine første skridt. Karoline fyrer jokes af fra det stand-up, hun var til i lørdags. Folk har det godt med hinanden, herligt hold, du er leder for – det kan kun blive en god uge.
I tager også et kig på ugeplanen. Et par af dagens møder bliver vendt, og Fatima og Niklas aftaler, at de skal gennemgå deres proces til en workshop onsdag. Francis får også lige inviteret to kolleger til en brainstorm om en god idé, han fik på cykelturen i weekenden. ”Nogen der skal have den sidste bolle?”, spørger Louise, da hun rydder bordet.
Distancen trækker relationer tyndere
Tilsyneladende en flyvende start på ugen for et team med gode relationer – men der er et MEN.
For dit team er et hold på 12. Foruden de otte, I er mødt ind denne morgen, er Caroline lånt ud hele ugen, og Anne, Svein og Peter arbejder hjemme indtil onsdag. Hvad med dem? Får de en energifyldt start på ugen? Ville en af dem gerne have haft den sidste bolle?
Tilstedeværelse er afgørende for vores opfattelse af hinanden. Det har et forskerteam(1) arbejdet med gennem to centrale begreber:
- Aktiv face-time: når vi kommunikerer i direkte samtaler og møder.
- Passiv face-time: når vi er til stede i et samvær og udviser opmærksomhed over for hinanden.
Det uformelle skal formaliseres
Når vi samarbejder på distancen, har vi masser af aktiv face-time gennem online møder og i 1:1-samtaler. Derimod mister vi den passive face-time. For når vi arbejder i samme rum eller møder hinanden på trappen eller i kantinen, sender og modtager vi en masse signaler til hinanden, både bevidst og ubevidst. Øjenkontakt, smil, et lille nik, et ’ny skjorte - wauw’, ’godt at se dig’, ’god morgen’ og ’god weekend’. Det handler om at blive set, mødt og anerkendt, og effekten af passiv face-time er uvurderlig for sammenhængskraften i et samarbejde.
Det uformelle skal derfor formaliseres, når I samarbejder på distancen. I skal skabe en struktur og arbejdskultur, hvor fx uformelle chats, kaffepauser og frokoster er lagt i kalenderen. Se ikke relationsarbejdet som noget socialt og mindre betydningsfuldt, som I husker, når I har tid. Relationerne og den indbyrdes tillid får næring, når I er sammen og snakken går – og tillid er forudsætningen for videndeling og synergi, og det er vejen til at nå målene for samarbejdet(2).
Relationer fremmer videndeling
Det relationelle arbejde er altså ikke bare vigtigt for hver enkelt af jer. Det er også værdiskabende for organisationen. Videndeling er guldet i det tværgående samarbejde, men når I arbejder spredt på mange arbejdspladser, kan I havne i mentale siloer. I arbejder som perler på en snor, men snoren (fællesskabet) mangler.
Distanceledelse og hybridledelse handler om at være nærværende og skabe tætte relationer og fælles forståelse af kerneopgaven. På distancen samarbejder og kommunikerer I virtuelt, og det stiller høje krav til jeres it-platforme og udstyr. Men i sidste ende er det jer, der skal få teknologien til at skabe værdi. Derfor må I investere tid og kræfter i at skabe det virtuelle/hybride team.
Hvad skal I kommunikere om hvor?
I skal være opmærksomme på, hvad I prioriterer, når I er sammen. Hvordan skaber I værdi for samarbejdet, når båndbredden er størst (face to face)? Og hvad fungerer fint på distancen?
Den kommunikative båndbredde er smallere, når I er på distancen. Vi har alle sammen prøvet at modtage en mail, som er let at læse, men svær at forstå. Hvad står der mellem linjerne? Hvorfor er der to udråbstegn til slut? Når I kender hinanden og har et højt tillidsniveau, minimerer I risikoen for mistolkninger, frustrationer og tvivl, og så kan det meste lade sig gøre på distancen.
Distanceledelse – det handler om tillid
Tillidsformlen(3) her er et konkret bud på, hvordan I kan arbejde med tillid i relationer på tværs af arbejdssteder.