]]>

Skab tillid på distancen

Relationer er vigtige for videndeling og resultater, men er sværere at pleje på distancen. Få tips til, hvordan I skaber tillid og sammenhængskraft, når teamet er spredt på flere arbejdssteder.

Af: Lars Pedersen, ejer og seniorkonsulent, Pitstop Management. Forfatter af bøgerne ’Er der en leder til stede?” (2017) og ”Samarbejde - hver for sig” (2020).

Kender du situationen? Mandag morgen og humøret i afdelingen er i top ovenpå en weekend, hvor alle er blevet tanket op med ny energi. I er samlet i tekøkkenet, og Louise har friske, hjemmebagte boller med.

Niklas går catwalk som sin 14 måneder gamle datter, der i går tog sine første skridt. Karoline fyrer jokes af fra det stand-up, hun var til i lørdags. Folk har det godt med hinanden, herligt hold, du er leder for – det kan kun blive en god uge.

I tager også et kig på ugeplanen. Et par af dagens møder bliver vendt, og Fatima og Niklas aftaler, at de skal gennemgå deres proces til en workshop onsdag. Francis får også lige inviteret to kolleger til en brainstorm om en god idé, han fik på cykelturen i weekenden. ”Nogen der skal have den sidste bolle?”, spørger Louise, da hun rydder bordet.

Distancen trækker relationer tyndere

Tilsyneladende en flyvende start på ugen for et team med gode relationer – men der er et MEN.

For dit team er et hold på 12. Foruden de otte, I er mødt ind denne morgen, er Caroline lånt ud hele ugen, og Anne, Svein og Peter arbejder hjemme indtil onsdag. Hvad med dem? Får de en energifyldt start på ugen? Ville en af dem gerne have haft den sidste bolle?

Tilstedeværelse er afgørende for vores opfattelse af hinanden. Det har et forskerteam(1) arbejdet med gennem to centrale begreber:

  • Aktiv face-time: når vi kommunikerer i direkte samtaler og møder.
  • Passiv face-time: når vi er til stede i et samvær og udviser opmærksomhed over for hinanden.

Det uformelle skal formaliseres

Når vi samarbejder på distancen, har vi masser af aktiv face-time gennem online møder og i 1:1-samtaler. Derimod mister vi den passive face-time. For når vi arbejder i samme rum eller møder hinanden på trappen eller i kantinen, sender og modtager vi en masse signaler til hinanden, både bevidst og ubevidst. Øjenkontakt, smil, et lille nik, et ’ny skjorte - wauw’, ’godt at se dig’, ’god morgen’ og ’god weekend’. Det handler om at blive set, mødt og anerkendt, og effekten af passiv face-time er uvurderlig for sammenhængskraften i et samarbejde.

Det uformelle skal derfor formaliseres, når I samarbejder på distancen. I skal skabe en struktur og arbejdskultur, hvor fx uformelle chats, kaffepauser og frokoster er lagt i kalenderen. Se ikke relationsarbejdet som noget socialt og mindre betydningsfuldt, som I husker, når I har tid. Relationerne og den indbyrdes tillid får næring, når I er sammen og snakken går – og tillid er forudsætningen for videndeling og synergi, og det er vejen til at nå målene for samarbejdet(2).

Relationer fremmer videndeling

Det relationelle arbejde er altså ikke bare vigtigt for hver enkelt af jer. Det er også værdiskabende for organisationen. Videndeling er guldet i det tværgående samarbejde, men når I arbejder spredt på mange arbejdspladser, kan I havne i mentale siloer. I arbejder som perler på en snor, men snoren (fællesskabet) mangler.

Distanceledelse og hybridledelse handler om at være nærværende og skabe tætte relationer og fælles forståelse af kerneopgaven. På distancen samarbejder og kommunikerer I virtuelt, og det stiller høje krav til jeres it-platforme og udstyr. Men i sidste ende er det jer, der skal få teknologien til at skabe værdi. Derfor må I investere tid og kræfter i at skabe det virtuelle/hybride team.

Hvad skal I kommunikere om hvor?

I skal være opmærksomme på, hvad I prioriterer, når I er sammen. Hvordan skaber I værdi for samarbejdet, når båndbredden er størst (face to face)? Og hvad fungerer fint på distancen?

Den kommunikative båndbredde er smallere, når I er på distancen. Vi har alle sammen prøvet at modtage en mail, som er let at læse, men svær at forstå. Hvad står der mellem linjerne? Hvorfor er der to udråbstegn til slut? Når I kender hinanden og har et højt tillidsniveau, minimerer I risikoen for mistolkninger, frustrationer og tvivl, og så kan det meste lade sig gøre på distancen.

Distanceledelse – det handler om tillid

Tillidsformlen(3) her er et konkret bud på, hvordan I kan arbejde med tillid i relationer på tværs af arbejdssteder. 

missing

1. skab personlige relationer

Som leder og medarbejdere har I hver jeres roller på jobbet. Samtidig er I mennesker med familieforhold, interesser, baggrunde, uddannelser, fritid og forskellige livssituationer. At være personlig, åben og transparent er vigtigt, men kræver ikke, at du også er privat. Der er en grænse, som den enkelte selv må trække. Men husk, at tillid er ikke noget, du har krav på. Tillid optjenes, når vi hver især optræder troværdigt.

2. Få indsigt i motiver og værdier

Jo mere vi ved om hinandens intentioner og drivkræfter, des bedre kan vi tolke deres kommunikation – hvilket kan være særligt udfordrende, når I kommunikerer på skrift eller på skærmen. Så spørg, hvad din kollega ønsker at opnå, hvad hun prioriterer og har behov for fra din side. Det er også vigtigt, at I taler om jeres personlige værdier i samarbejdet. Dine værdier er svarene på, hvad der er vigtigt, for at du kan fungere optimalt i det virtuelle arbejdsmiljø. Snak om, hvad der skal være på plads, for at I hver især kan udnytte jeres potentialer og skabe værdi i samarbejdet. Når I taler om, hvad der betyder noget for jer, så taler I om personlige værdier. 

3. Vær konsistent og hold aftaler

At bygge tillid handler også om aftaler, og om at det I leverer, leveres til aftalt tid og i rette kvalitet. Når du mangler kompetencer til at løse opgaven eller ikke kan holde deadlines, så er det afgørende at kommunikere åbent og ærligt. Ellers slår det skår i tilliden.

4. Bliv enige om arbejdsmetoder

I skal aftale, hvilke kanaler I kommunikerer på. Hele teamet skal bruge og være aktive på de medier, I har besluttet, skal danne jeres platform. Samtidig skal I respektere processer og arbejdsværktøjer. Hver gang en gør noget andet fra sit arbejdssted, så er knopskydningen i gang, og pludselig har det udviklet sig til individuelle hensyn fremfor fællesskabets.

 

Noter

(1) Kimberly Elsbach and co-authors Jeffrey W. Sherman, UC Davis Professor of Psychology, and Dan M. Cable from the University of North Carolina: ‘Being there matters’

(2) Annemette Schultz Jørgensen Sammentømrede teams får bedre idéer’(2015) DJØF Bladet

(3) Steve Tappin, Xinfu