Det er helt naturligt nok de færreste der er tiltrukket af emner, hvor en kollega skaber konflikter, har et formodet misbrug, psykiske problemer, hård skilsmisse eller alvorlig sygdom inde på livet.
En sådan samtale er vanskelig, når der er følelser på spil. Du bevæger dig lynhurtigt ind i et hav af utydelighed, kropssprog der kan være svært at tolke, sårbarhed og tabuer - det kan være en meget personlig og grænseoverskridende dialog og alt andet end blot ”another day at the office”.
Du har som tillidsrepræsentant en naturlig rolle som broen mellem dine kolleger og ledelsen, hvor opgaven er at er kunne sikre en god dialog om følsomme emner. Det kræver forberedelse og værktøjet er gode dialogkompetencer. Din opgave er så at sige at skabe modet og tage initiativ – stil dig selv spørgsmålet: ”Hvad er det værste der kan ske?”.
1. Grundig forberedelse
Det er vigtigt, at du forbereder dig grundigt inden samtalen. Forbered dig på, hvordan du vil indkalde, indlede, opstarte og afrunde dialogen med respekt for din samtalepartner. Sæt dig ind i den andens perspektiv og syn på virkeligheden.
Undersøg problemet og dets omfang. Overvej følgende spørgsmål:
- Hvad er konsekvensen hvis der ikke bliver rettet op?
- Hvilke handlemuligheder ser du der kan være?
- Er der evt. præcedens fra andre lignende tilfælde?
- Hvad kunne være modeller til løsningsforslag?
- Hvad er deadline?
- Hvad kan du påvirke og hvad kan du ikke påvirke?
2. Mød din kollega med anerkendelse
Det kan være en god ide at starte op med at forstørre det der virker og være så anerkendende som muligt. Din opgave er at skabe et tillidsfuldt rum med psykologisk tryghed, og her er din opgave at være nærværende og tilpasse din kommunikation til den enkelte kollega og være autentisk. Det kan godt kræve lidt tid, men det er godt givet ud, så tænk over hvad der vil være en god måde at møde den konkrete kollega på.
Vær opmærksom på dine egne reaktionsmønstre og lad først og fremmest den anden få plads til at deltage i samtalen.
3. Mødet med din kollega
Forklar at du vil starte med din opfattelse af problemet og at du efterfølgende gerne vil høre din kollegas version af sagen. Det kræver at du møder din kollega med empati, klarhed og evnen til at lytte på både det der bliver sagt, og det der måske ikke bliver sagt.
Din rolle er at finde ind til sagens kerne, og sammen med kollegaen lave en model for en handlingsplan. Din opgave er at styre jer sammen igennem dialogen – brug gerne coachende spørgsmål, der har til formål at få din kollega til at byde ind med handlemuligheder. Din opgave er også at samle op og finde ud af, hvad I sammen skal gå videre med til ledelsen.
4. Mødet med ledelsen
I mødet med ledelsen, kollegaen og dig – har du den medierne rolle. Du er professionel og empatisk og indleder gerne med at huske alle i rummet på, at dette er en svær samtale. Din opgave er at få fremlagt sagen så konstruktivt som muligt. Her kan det også være en idé at tænke i, hvordan dialogen med ledelse bedst sikres, måske kalder dette på en speciel retorik. Din opgave er at sikre en professionelle tone og holde fokus på resultatet.
Alt afhængigt af hvad problemet omhandler, udarbejder I samme en handlingsplan der gerne skal være konkret med deadlines. Det er vigtigt for den psykologiske tryghed i resten af virksomheden, at der bliver kommunikeret om, hvordan virksomheden forholder sig til sagen. Her er det naturligvis en balance, hvor der både skal tages et individuelt og kollektivt hensyn – et tema der ofte er dilemmafyldt. Vigtigt er at I får aftalt en kommunikationsstrategi, da disse emner ofte berører flere og på sigt kan betyde noget for andre kolleger, så derfor er der ofte stor bevågenhed.
5. Følg op
Det kan være hjælpsomt, at du følger op undervejs, og støtter din kollega mest hensynsfuldt, hvilket naturligvis er meget individuelt. Lav en evaluering løbende og få din eventuelle intervention tilpasset.
Det er muligt at du efterfølgende skal tage initiativ til, at I i virksomheden får tilretter jeres personalepolitik, så den bliver mere bredere spektret og tager højde for flere personlige udfordringer.
Bliver du i tvivl undervejs i processen, er der hjælp at hente i Djøf.