]]>

Djøf

Din mail når du stopper

Hvad sker der med de mails, der bliver sendt til dig, efter du er stoppet i dit job? Læs om retningslinjer fra Datatilsynet og få tip om private mails.

Få viden om, hvad der sker med de mails, der bliver sendt til dig, efter du er stoppet. Datatilsynet har retningslinjer, der gælder uanset om du selv har opsagt din stilling, eller du er blevet fyret.

Retningslinjerne skal følges, medmindre du og din arbejdsgiver har indgået en anden konkret aftale.

Retningslinjer fra Datatilsynet

  • Når medarbejderen ikke længere har adgang til sin mailkonto, må denne kun holdes aktiv i en kort periode. Perioden skal være så kort som muligt og kan maksimalt være på 12 måneder afhængig af den fratrådte medarbejders stilling og funktion.
  • Der skal sættes autosvar på mailkontoen snarest muligt efter, at medarbejderen ikke længere kan få adgang til sin mail. Af autosvaret skal det fremgå, at medarbejderen er fratrådt og anden relevant information.
  • Den aktive mailkonto må kun bruges til at modtage mail og videresende privat mail til den fratrådte medarbejder, hvis private mails modtages.
  • Virksomheden skal snarest muligt efter fratrædelsen fjerne oplysninger om medarbejderens mailkonto fra virksomhedens hjemmeside og andre offentlige informationssider.
  • Kun én eller få betroede medarbejdere må have adgang til den fratrådte medarbejders emailkonto.
  • Det anbefales, at virksomheder udarbejder personalepolitiske retningslinjer for håndtering af fratrådte medarbejderes mailkonti og informerer medarbejderne herom.  

Private mails 

Djøf anbefaler, at du finder ud af, om I har en it-politik på din arbejdsplads. Sæt dig grundigt ind i, om du fx må bruge den mailadresse, som du bruger til dit arbejde til private mails. Lad det tydeligt fremgå af dine mails, hvis det er en privat mail, fx ved at skrive ”privat” i emnefeltet.

Det er vigtigt at understrege, at din arbejdsgiver ikke må læse private mails. Hvis arbejdsgiveren bliver opmærksom på, at der er tale om en privat mail uden relation til virksomhedens eller organisationens drift, må han eller hun altså ikke læse den mailen.