]]>

TR og dataansvar

På baggrund af den nye vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold, er det Djøfs vurdering, at Djøf er dataansvarlig for jer tillidsrepræsentanter på det offentlige arbejdsmarked. Du kan læse mere om dataansvaret og kravene til din håndtering af data nedenfor.

Vejledningen om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold er nu lagt på Datatilsynets hjemmeside i en endelig udgave. I den sammenhæng er dataansvaret for jer tillidsrepræsentanter afklaret.

Dataansvar

Tillidsrepræsentanten betragtes som en lokal repræsentant for Djøf på arbejdspladsen. Djøf har i forbindelse med valget af dig som tillidsrepræsentant delegeret forskellige beføjelser til dig, herunder blandt andet retten til at forhandle løn på vegne af Djøf. Disse beføjelser følger af AC overenskomsten og det bemyndigelsesbrev, du fik, da du blev anmeldt som tillidsrepræsentant over for Djøf.  Du kan læse mere om bemyndigelsen på Djøfs TR-side. 

Datatilsynet udtaler i vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold, at når der foreligger en bemyndigelse eller instruks til dig som tillidsrepræsentant fra Djøf, så er Djøf dataansvarlig for din håndtering af persondata som tillidsrepræsentant.

Det betyder, at det er Djøf, der vil stå til ansvar over for Datatilsynet, såfremt du håndterer persondata i strid med persondataforordningen (GDPR). Det vil også være Djøf, der vil blive idømt bøder, såfremt Datatilsynet måtte udstede bøder i forbindelse med dit eventuelle brud på forordningen.

Du kan læse vejledningen her.

Hvordan opbevarer du persondata korrekt

Det er afgørende, at persondata behandles fortroligt, d.v.s. persondata i fysisk form fx i ringbind og lignende skal låses forsvarligt inde. Persondata i elektronisk form må tilsvarende kun være tilgængelig for dig som tillidsrepræsentant.

Persondata må ikke opbevares længere end det er nødvendigt for at opfylde formålet, fx når du modtager persondata i forbindelse med en ansættelse, vil det ikke længere være nødvendigt for dig at opbevare disse, når ansættelsesforholdet og lønnen er forhandlet på plads. Derefter skal materialet slettes. Lønoplysninger vil du kunne gemme til senere brug i et skema eller lignende.

I en tidligere tillidspost, har Djøf i oversigtsform givet nogle gode råd om håndtering af personoplysninger.

Arbejdsgivers IT-system

En del tillidsrepræsentanter anvender allerede nu arbejdsgivers IT-system til at lagre persondata, som tillidsrepræsentanten er kommet i besiddelse af gennem sit hverv. Denne fremgangsmåde er i overensstemmelse med tillidsrepræsentantreglerne, hvoraf det fremgår, at arbejdsgiver er forpligtet til at stille IT-udstyr til rådighed, så du kan varetage dine tillidsrepræsentantopgaver forsvarligt (tillidsrepræsentantaftalen på statens område § 10, MED-aftalens bilag 5 på det kommunale område og MED-aftalens bilag 7 på det regionale område).

Databehandleraftale

Når du lagrer persondata, som Djøf er ansvarlig for på din arbejdsgivers IT-system, kræver Datatilsynet, at man indgår en databehandleraftale med ens arbejdsgiver. Det skyldes, at Djøf har pligt til at sikre sig, at persondata opbevares forsvarligt og sikkert. Da arbejdsgivers andre persondata ligeledes skal opbevares forsvarligt og sikkert, er det Djøfs vurdering, at indgåelsen af en databehandleraftale ikke vil give særlige udfordringer for din arbejdsgiver.

Djøf afventer yderligere afklaring af dette spørgsmål med de øvrige parter på det akademiske arbejdsmarked.

Hvad anbefaler Djøf, at du gør nu?

  1. Hvis du ikke allerede benytter arbejdsgivers IT-system, bør du tage fat i HR-afdelingen og sikre, at du får mulighed for at få adgang til IT-systemet til brug for dit arbejde som tillidsrepræsentant.
  2. Du bør, hurtigst muligt, gå igennem de persondata du har liggende og vurdere, om det fortsat er nødvendig information for din varetagelse af tillidsrepræsentanthvervet. Hvis det ikke er tilfældet skal du sørge for, at persondataene bliver slettet. 

Djøf vil fremadrettet i 2019 informere dig mere uddybende, efterhånden som vi får mere viden om praksis på området.