Mentormøder – skab nærvær på distancen

Forberedelser inden mødet

Grundlæggende bør I forberede, planlægge og prioritere telefon- eller videomøderne akkurat på samme måde, som I ville gøre, hvis I skulle mødes fysisk. Forventningsafstemning om indholdet er i den sammenhæng en vigtig forudsætning for et godt møde. Lige så vigtigt er også helt lavpraktiske aftaler om, hvordan I mødes, hvem der indkalder, opretter mødelink eller ringer op. Det kan være en idé at udveksle telefonnumre, hvis det kikser.

Typisk vil mentee sende en dagsorden med nogle spørgsmål eller emner et par dage forinden mødet. Så har mentor også mulighed for at forberede sig. 

Sørg for at planlægge, at du kan befinde dig et roligt og uforstyrret sted, hvor der er en god netværksforbindelse eller dækning. Undgå at sidde i toget, bilen eller i det hele taget være på farten. Det er et gensidigt ansvar at sikre, at samtalen kan holdes i fortrolighed. 

Tjekliste til at forberede videomøder

1. Test programmet af i god tid før mødet. Særligt hvis det er et nyt program, du ikke kender. Ofte kan det godt betale sig at downloade softwaren til videotjenesten og ikke bare bruge en webbaseret løsning. Det giver en bedre og mere stabil oplevelse.
2. Planlæg et roligt sted for samtalen, dels for at undgå forstyrrelser og dels for at sikre jeres fortrolighed.
3. Dårlig lyd trætter. Brug altid et headset og test det virker med den valgte tjeneste. Med et almindeligt headset kan du høre flere nuancer i din samtalepartners stemme, og det sikrer samtidigt din samtalepartner en fortrolighed.
4. Aktiver mødelinket 5 minutter før mødet og test at lyd og evt. billede virker. De fleste tjenester giver mulighed for en test af lyd og billede, før du får adgang til møderummet.

Kontakt og nærvær på videomøder

En mentorsamtale er altid meget mere end bare ordenes indhold. Der sker også en vigtig feedback og afkodning i relationen mellem mentor og mentee gennem kroppens nonverbale sprog; mimik, gestik og toneleje. 

På fysiske møder får vi al det nonverbale serveret på et sølvfad. Når vi mødes fysisk, deler vi omgivelserne og vi kan mærke, se og lugte hinanden. På et videokald kommer hjernen på overarbejde, når der skrues ned for alle de nonverbale signaler. Fordelen ved et videomøde kan b.la. være, at nogle kan føle sig mere trygge derhjemme. Ulempen er, at den lille firkant reducerer modtagerens mulighed for at afkode kropssprog og stemning. Ligesom vi selv mangler informationer fra vores egen krop, fordi vi rent fysisk kan sidde ’låst’ bag skærmen. Spejlneuroner virker imidlertid stadig mellem os. Men det kræver et mere bevidst arbejde med dels at være bevidst om at tydeliggøre dine egne signaler og dels at gøre sig umage for at aflæse din samtalepartners signaler. 

Samtalen kan godt virke lidt kunstig til at starte med, men forbereder I jer begge og går ind på præmissen med en legende tilgang, kan udbyttet af en samtale på distancen være lige så intens og udbytterig som ved et fysisk møde.

Her får du et par tips til at skabe nærvær og kontakt på distancen:

• Bevæg dig lidt inden dit møde, for at få skabt energi og få derefter ro på din egen mentale indstilling, inden du starter opkaldet

• Lyden er afgørende. Brug et par minutter på at teste din mikrofon og højttaler til I hver især har fundet et passende lydniveau, inden I tager hul på dagsordenen

• Indledende smalltalk er tiden værd, så brug gerne et par minutter på det.  Det får jer til at slappe af, og samtalen vil hurtigt føles naturlig

• Øjenkontakten er du nødt til at simulere – og det er vigtigt. Find en balance, hvor dit blik veksler mellem skærmen og kameraet: En tommelfingerregel er at kigge i kameraet, når du selv taler indtil du har færdiggjort dine sætninger

• Vær komfortabel med pauser og vis at du lytter. Giv plads til at din samtalepartner kan reflektere og smil opmuntrende undervejs 

• Du har ikke undertekster i panden. Har du svært ved at aflæse din samtalepartner, så spørg for en sikkerheds skyld ind til ’underteksten’ i det sagte, fx: Fornemmer jeg rigtigt, når jeg hører dig sige…?”. 

• Giv din fulde opmærksomhed. Forstør din samtalepartners billede helt op  og luk alle andre programmer. Hvis dine øjne flakker rundt på din skærm, distraherer du din samtalepartner og det vækker ikke ligefrem tillid. Læg din dagsorden/noter ved siden af dig på bordet fremfor at have den på skærmen

• Videomøder giver mulighed for at benytte visuelle virkemidler og samarbejde. Det kan være med en visuel opgave fx ’Tegn din problemstilling’ eller ’Lav et kort over interessenterne’.

Telefonmødet har sine fordele

At tale i telefon sammen giver nogle andre fordele. Mange vil føle sig mere komfortabel med telefonen, fordi den ikke kræver de store tekniske forudsætninger. 

• Du har mulighed for at lytte intenst til stemmen, pauserne og tonefaldet. At koncentrere sig om det talte ord kan virke frigørende.

• Du er ikke låst foran en skærm, men kan sidde, stå eller bevæge dig, som det passer dig. Men lav kun én ting ad gangen

• I kan eventuelt aftale på forhånd at gå tur sammen. Det kan give energi og nærvær i samtalen

• Sænk tempoet og indled med lidt small talk, fortæl fx hvor du befinder dig, og hvordan din stemning er. Spørg lidt ind til hinanden før I går i gang med selve mødet. Det får paraderne til at sænke sig

• Lyt aktivt. Markér med små lyde, at du lytter. Hjælp på vej med spørgsmål eller opmuntringer; ”Hvad kan det være?” eller ”Sig noget mere om det…”. Forsøg at vær komfortabel med stilhed og pauser undervejs, da det fremmer refleksion i samtalen

Afrund mødet

Når I har afrundet dagens emner, så tal om, hvad valget af video- eller telefonmøde betød for samtalen. Nogle vil opleve et tab af nærvær og kvalitet ved telefon- og videomøder. Hvis det er tilfældet, er det måske alligevel bedre at investere tiden i at mødes fysisk næste gang. Når man har mødtes bare én gang fysisk og set hinanden rigtigt i øjnene, kan et videomøde eller en telefonsamtale nogle gange føles nemmere.