]]>

Emma Gad til virtuelle mentorsamtaler

En virtuel samtale mellem mentor og mentee behøver ikke være den næstbedste løsning. Med denne guide får du samtalen til at glide let gennem skyen.

”Kan du høre mig nu?”

Virtuelle samtaler via fx Skype har fordelen af at være fleksible, når mentor og mentee geografisk befinder sig langt fra hinanden, når afstandene er lange eller programmet bare er tætpakket. 

Vores erfaring er, at en virtuel samtale mellem mentor og mentee ikke behøver at være den næstbedste løsning. Vi har selvfølgelig forskellige præferencer, men I behøver ikke gå på kompromis med samtalens kvalitet og nærvær. 

Samtalen kan godt virke lidt kunstig til at starte med, men forbereder I jer begge og går ind på præmissen med en legende tilgang, kan udbyttet af en virtuel mentorsamtale være lige så intens og udbytterig som ved et fysisk møde. Her får du en komplet guide og ny inspiration til at afholde virtuelle samtaler foran din pc. 

Emma Gad til virtuelle mentorsamtaler

Grundlæggende bør I forberede, planlægge og prioritere møderne lige så højt og på akkurat samme måde, som I ville gøre, hvis I skulle mødes fysisk. Arbejdet med at være nærværende i relationen er akkurat lige så vigtig som ved et fysisk møde. 

Forberedelse

  • Mentee sender en dagsorden, nogle spørgsmål eller emner et par dage forinden mødet. Så har mentor også mulighed for at forberede sig.

  • I aftaler, hvem der ringer op og hvilket program, I skal bruge.

  • Tilføj mentor/mentee som kontaktperson i det program, I vælger at bruge:

Der er mange muligheder for virtuelle samtaler. Skype, Google Hangout eller Duo, iPhones facetime, Viber, Zoom for bare at nævne nogle. I beslutter selv, hvad der passer jer bedst. Men husk inden I planlægger mødet at teste, at softwaren virker på dit udstyr: computer, tablet, telefon. Og sørg for at kende de krav, softwaren stiller til jeres samtale.

Når I mødes, så:

  • Husk, at teste programmet inden samtalen: Har du adgang? Virker lyden optimalt? Hvordan vil du have skærmbilledet? Virker dit kamera?

  • Brug dit headset, så kan du høre flere nuancer i din samtalepartners stemme, og det sikrer samtidigt din samtalepartner en fortrolighed.

  • Brug hele skærmen til at se din virtuelle samtalepartner. Flakker dine øjne rundt på din skærm, distraherer du din samtalepartner. Læg din dagsorden/noter ved siden af dig på bordet.

  • Argh, sluk det billede - Når I har god kontakt, så er det ikke sikkert, at billedet er så vigtigt. Og hvis teknikken driller, kan det nogle gange hjælpe at slukke for billedet.

  • Find dig et roligt sted for samtalen, dels for at undgå forstyrrelser og dels for at sikre jeres fortrolighed.

Samtalen

En mentorsamtale er altid meget mere end bare ordenes indhold. Der sker også en vigtig feedback i relationen mellem mentor og mentee i mimik, toneleje og kroppens sprog.

Ved den virtuelle samtale kan den nonverbale kommunikation føles reduceret eller forstyrret. I behøver dog ikke gå på kompromis med nærværet, men måske skal I arbejde lidt mere for at opnå det. 

  • Indledende smalltalk kan føles kunstig, men gør det alligevel. Det får jer til at slappe af, og samtalen vil køre bedre.

  • Aftal, hvem der ringer op, hvis forbindelsen falder ud, så I undgår at ringe op samtidigt.

  • Sænk tempoet sammen. Brug gerne et par minutter på at finde roen sammen og fokusere, inden I går i gang med selve indholdet for mødet.

  • Hold øjenkontakten og vær opmærksom på din samtalepartner. Kig ind i kameraet i stedet for på skærmen. Find en balance, hvor dit blik veksler mellem skærmen og kameraet.

  • Vis, at du lytter - uden lyd. I stedet for indskydelser som ”mja, mmm, nåh, jaja, ok, det forstår jeg godt”, så væn dig i stedet til at nikke, holde øjenkontakt, smile opmuntrende, lægge hovedet på skrå etc. På den måde giver du visuelt tydelige signaler til din samtalepartner, og I undgår, at lyden falder ud.

  • Har du svært ved at aflæse din samtalepartner, så spørg for en sikkerheds skyld ind til ’underteksten’ i det sagte, fx: Fornemmer jeg rigtigt, når jeg hører dig sige…”

  • Vi kan godt have en tendens til at hæve stemmen. Brug normal stemmeføring og ryk lidt tættere på mikrofonen.

  • Find balancen mellem at være rolig, afslappet og bevidst om din fremtoning, så du ikke distraherer din samtalepartner.

  • Visuelle virkemidler. Hvis situationen kræver en tegning, så lad fx mentee tegne en model på sit papir foran sig eller gå på jagt i rummet efter et billede som en visuel metafor. På den måde kan I nærmest gå ind i hinandens rum, og det kan skabe et stærkt nærvær.

  • Samtalen bliver afbrudt...tag tråden op og hjælp mentee i gang. Som mentor skal du arbejde lidt hårdere for at genetablere koncentrationen, hvis I afbrydes af teknikflimmer undervejs.

  • Når I har afrundet dagens emner, så tal om, hvad mediet betød for samtalen. Nogle vil opleve et tab af nærvær og kvalitet i virtuelle samtaler. Hvis det er tilfældet, er det måske alligevel bedre at investere tiden i at mødes fysisk? Når man lige har set hinanden i øjnene, kan en telefonsamtale også være en god løsning.

Hjælp - teknikken driller

  • 3 forsøg. Brug ikke al tiden på at få forbindelsen op at køre. Giv det et par skud, og hvis ikke det virker, så foretag et telefonopkald i stedet for.

  • Forsinkelser på lyden? Overhold taleture. Tæl til 4, når din samtalepartner har afrundet sin sætning, før du overtager taleturen. På den måde undgår I en hakkende samtale. 

  • Grin af det, når teknikken driller. Det kan være en fin icebreaker at tale om, at det føles lidt kunstigt, og at sådan noget teknik kan drille. Acceptér, at du ikke behøver være ekspert. 

  • Samtalen bryder sammen. I værste fald betyder teknikflimmer, at I mister føling med hinanden. Du kan måske redde samtalen ved at slukke kameraet. Andre gange vil telefonen være en bedre løsning. Nogle vil føle, at man kan slappe bedre af i telefonen, fordi vi ikke behøver bekymre os om teknikken og vores egen fremtoning.

    Prøv jer frem og indstil dig på, at den første virtuelle mentorsamtale kan være lidt udfordrende, men derefter får I hurtigt rutinen.

 


Lær mere

Få flere konkrete redskaber til samtalerne med mentee

Artikel: Mentorsamtalens 7 niveauer 

Artikel: Lyt for at lære