Feedback kan være svært at tage hul på. Det kan være følsomt og kan føles dømmende. Er relationen mellem mentor og mentee ikke stærk nok endnu, vil direkte feedback kunne skabe skår i tilliden. Du bør derfor føle dig sikker på, at der er basis for, at I fortsat mødes.
Omvendt kan en frugtbar feedbacksituation i sig selv være med til at øge tilliden og åbenheden mellem jer. Tal om hinandens reaktioner og intentioner efter samtalen.
1. Få øje på din blinde plet
Feedback kan give dig viden om noget, som du ikke selv er klar over, bevidst om eller kender til. En frugtbar feedback-situation kan hjælpe dig med at få øje på dine ”blinde pletter” og dermed øge din selvindsigt. Det kan gøre dig i stand til at beslutte, om der er noget i din adfærd, du vil fastholde eller forsøge at ændre.
2. Fokusér på handlingen
En feedbackproces bør fungere som en dialog, hvor begge parter reagerer på indholdet, der arbejdes med. Derfor er det vigtigt hele tiden også at se på, hvordan feedbacken gives og ikke mindst også, hvordan feedbacken modtages.
Feedback forveksles nogle gange med kritik. Især når relationen er ny, kan konstruktiv kritik opfattes anderledes end den er ment. Nogle tager feedback meget personligt og som udtryk for, at man ikke kan lide vedkommende. Derfor bør feedback altid være specifik og fokusere på, hvordan personen handler; fx håndterer sin rolle eller opgave, for det kan vedkommende lave om på.
3. Få øje på det, der virker
I mentorsamtaler er der fokus på faglig og personlig udvikling. Derfor kan feedback med fordel handle om, hvad mentor og mentee gerne vil have mere af eller mindre af i samtalen. Sig fx:
- Det virker for mig, når du udfordrer mig. Det må du gerne gøre noget mere.
- Det hjælper mig til at forstå din situation, når jeg beder dig om at uddybe, hvad din motivation er for ikke at ville handle.
Et andet eksempel kan være, at mentor giver mentee feedback på, hvordan han/hun oplever, at mentees selvforståelse kommer til at spænde ben for mentee. Her er nogle flere eksempler på, hvordan du giver en konstruktiv feedback – uanset om du er mentor eller mentee.
4. Vær præcis og konkret
Vær præcis og konkret. Fortæl i hvilke situationer, du har oplevet det, som du giver feedback på. Brug gerne de ord, som personen selv har anvendt i situationen.
Tal ikke i absolutter – det er nemlig ofte en påstand. Et eksempel kan være: ”Du kommer altid for sent”. Vedkommende kommer sikkert til tiden i nogle tilfælde, hvorfor det er mere præcist at sige: ”Du er kommet cirka 10 minutter for sent de sidste 3 gange, vi har mødtes”. På den måde relaterer feedbacken sig til specifikke situationer. Vær derfor observant og nøjagtig i din fremstilling.
5. Kommentér på adfærd – ikke personen
Husk altid at kommentere på adfærd. Fortsætter vi med eksemplet fra før, kan en videre feedback være: ”Da vi kun har en time sammen, oplever jeg, at 10 minutters forsinkelse giver os en dårlig start. Er kl. 16 et dårligt tidspunkt for dig at mødes?”
Feedback på adfærd kan være med to forskellige dimensioner: Den kan angå den historie, som mentee fortæller, eller dét, som sker i rummet mellem jer.
6. Tal for dig selv
Feedback er udtryk for din oplevelse og tolkning i den specifikke situation, som I er i. I en anden sammenhæng med andre personer, vil feedbacken med stor sandsynlighed være en helt anden.
Du kan altid høre, om du taler for dig selv, idet du bruger første person ental:
”Jeg”. Hvis du bruger 3. person: ”man” virker det generaliserende og afstandtagende.
Giver dine observationer dig anledning til fortolkninger eller hypoteser, så fortæl om det. Det kan også gælde en indre observation af dig selv: Måske aktiverer situationen nogle følelser i dig, som stammer fra tidligere erfaringer. I så fald giv udtryk for det: ”Min erfaring siger mig, at når det sker, så ...”.
Når du begrunder din feedback med ydre og indre observationer, vil det ofte være nemmere for modtageren at lytte, fordi du taler om noget konkret og/eller fortæller, hvordan du selv reagerer på en situation.
7. Vil du høre min feedback?
Som mentor kan du hjælpe mentee med at opridse forskellige muligheder for forandring. Forelsk dig ikke kun i én mulig ændring af situationen. Sørg for at skabe refleksion hos din samtalepartner over forskellige muligheder, der kan forandre situationen. Din samtalepartner får dermed muligheden for at tage et valg, og dermed også ansvaret for at justere sin adfærd.
Det mest enkle er at spørge mentor/mentee, om vedkommende har lyst til at få feedback fx: ”Vil du høre min feedback på din rolle i den situation, som du lige har beskrevet?”. Det giver din samtalepartner en forberedelse på, hvad der skal ske og samtidig giver du vedkommende muligheden for at sige nej tak til at få feedback.
Det kan være, at din samtalepartner ikke føler sig klar til at modtage feedback. Hvis dét er tilfældet, vil feedback alligevel være spildt, fordi din samtalepartner vil have lukket mentalt af for din feedback.
8. Iagttag reaktionen på feedback
Du kan se og lytte dig frem til, om din feedback bliver modtaget eller afvist. Afviser modtageren dine betragtninger eller forsøger at (bort)forklare dem, er personen mere optaget af at forsvare sig selv og opretholde sit eget selvbillede end at høre, hvad du har på hjerte.
Du kan derimod se, at din samtalepartner lytter aktivt til din feedback, når vedkommende begynder at spørge undersøgende til det, du fortæller. Her er din feedback med til at skabe udvikling.
9. At modtage feedback
Hvordan modtager du selv feedback? Og hvordan bliver din feedback modtaget? Din reaktion på feedback har betydning for, om du kan bruge feedback til at justere fremtidig adfærd. Når du modtager feedback, så lyt til hensigten. Notér det, du hører, og spørg til det, du ikke forstår.
Formålet med feedback er, at du udvikler dig. Så forsøg at forstå både hensigten og nuancerne i det sagte. Det er nu op til dig, om du vil handle på den feedback, du får. Beslut dig for, hvad du vil bruge, og hvad du vil lade ligge. Er der andre ting, du ønsker at få feedback på, så bed om at få det. Det viser, at du faktisk gerne vil handle på det.
10. Giv hinanden feedback på samtalen
Som afslutning på en mentorsamtale kan I – både mentor og mentee – opsummere samtalens forløb og udbytte med disse spørgsmål:
- Hvilke emner har vi dækket?
- Hvilken indsigt har vores samtale bragt mig/os?
- Hvilke idéer har jeg/vi fået?
- Hvilke intentioner har jeg med det, vi har talt om?
De fire spørgsmål opfordrer til refleksioner, der kan lede mod nye handlinger. Samtidig giver spørgsmålene en indirekte feedback til dig som samtalepartner.
Teksten er et bearbejdet uddrag af ”Feedback” i: Else Iversen, Pia Ravn Dyhr og Annette Schmidt Højby: Mentorsamtaler. Metoder og cases til mentee og mentor. Djøfs Forlag 2016.
Lær mere
Artikel: Det sidste møde
Artikel: Fra ord til handling
Anders Stahlschmidt: 5 fatale feedback fejl, Lederweb.dk, 2011
Susanne Teglkamp: Giv hinanden feedback, Lederweb.dk, 2012
Patti Hathaway: Giving and receiving feedback. Building constructive communication, Menlo California, 1998
Bettina Prühs: Feedback – et kraftfuldt ledelsesværktøj! At give, modtage og bruge feedback til at blive en bedre leder, Koochi, 2011