Djøf

Embassy of Denmark Ethiopia

Personal planning and efficiency.

I samarbejde med Djøf afholdt Den danske ambassade i Addis Ababa et succesfuldt kursus i personlig planlægning og effektivitet. Ambassadens medarbejdere har nu et fælles sprog og de samme værktøjer til både den individuelle og fælles planlægning. Resultatet er et stærkere team på tværs af kulturer og arbejdsopgaver.

”It was an important learning experience for the Embassy as a whole to understand that planning is universal, and we can all – Ethiopians and Danes – benefit from better planning.”
Ambassadør Mette Thygesen

Et læringsrum med teambuildende effekt

Ambassadens personale er sammensat af både danskere og etiopiere, og der er stor forskel på, hvor lang tid den enkelte har været ansat. Ledelsen oplevede, at medarbejderne manglede et fælles ståsted med enkle planlægningsværktøjer, så deres kulturelle forskelle og store forskelle i anciennitet ikke længere var en hindring for effektiv opgaveløsning. Nu og da oplevede såvel ledelse som medarbejdere, at mangel på effektiv planlægning og prioritering var årsag til unødvendig tidsspilde. Med et internt kursus fra Djøf fik den samlede medarbejderstab et unikt læringsrum, hvor alle kunne udvikle sig sammen inden for den fælles kontekst. 

Det var vigtigt for ledelsen at vise personalet, at personlig planlægning og effektivitet har meget høj prioritet, og de søgte derfor efter den bedste løsning på markedet. Ambassadøren fortæller, at valget faldt på Djøf, fordi Djøf og underviser Mariann Bach Nielsen udviklede et kursus, der matchede ambassadens specifikke behov. Kurset skulle foregå på engelsk og med engelske undervisningsmaterialer.

Forløbet blev en stor succes. Medarbejderne erfarede, at planlægningsværktøjerne er universelle, og at de bidrager til mere effektivt arbejde i praksis. Ambassadens ledergruppe har gennem hele forløbet været meget tilfredse. Og ledergruppens tydelige og positive opbakning har været en vigtig del af kursets succes.  

Faglig fleksibilitet og godt samarbejde

Ambassaden fik det størst mulige læringsudbytte, fordi det interne forløb blev tilpasset i form og indhold til deres specifikke udfordringer og diversitet. Det var vigtigt for ambassaden, at alle medarbejderne udviklede sig – både individuelt og i fællesskab. 

”It was quiet impressive that Mariann managed to provide learning for such a diverse group, including drivers and diplomats. We all learned important and useful lessons.”
Ambassadør Mette Thygesen

Underviser Mariann Bach Nielsen og administrationschef Louise Harbo Andersen var jævnligt i kontakt inden kursusstart for at skræddersy kurset i Etiopien så præcist som muligt. Louise Harbo Andersen og Mette Thygesen endte med at vælge en kursusmodel, der bestod af to moduler og en coachingsession.

Forløbet var inddelt således:  

  • Dag 1: Fælles og individuelle planlægningsværktøjer til alle medarbejdere 
  • Dag 2: Træning i et specifikt team - The Administration Team
  • Coachingsession: Ledelse og follow up 

Kursusdagene

Dag 1: Alle medarbejdere

Alle ambassadens medarbejdere deltog i kursets første dag, der var præget af højt engagement, diskussioner i plenum og god feedback. Medarbejderne erfarede, at planlægningsværktøjerne er universelle, og at de i praksis bidrager til mere effektivt teamarbejde. I stedet for 8 timers forelæsning var dagen sammensat af teoretiske input, masser af konkrete øvelser og gruppemøder. Resultatet var en meget inkluderende undervisningsdag. 

Dag 2: The Administration Team

Kursets anden dag var tilrettelagt udelukkende for det administrerende team. Teamet fik separat tid til at drøfte styrker og udfordringer, teori om delegering og praktisk planlægning. Et konkret output var etableringen af et ”quiet room” i et ledigt kontor. Det ledige kontor skal fungere som en oase på ambassaden, hvor man kan booke sig ind og få arbejdsro. Det lykkedes teamet at vise, at de både kan og vil planlægge mere effektivt og synligt fremadrettet.

Coachingsession: Ledelse og follow up

Både Djøf og ambassaden har stor interesse i at skabe varig læring. Kursusforløbet sluttede derfor med en coachingsession, hvor administrationschefen fik handlingsplaner for det videre arbejde, der sikrer, at ambassadens positive udvikling fortsætter.

Om underviseren

Djøfs underviser Mariann Bach Nielsen har mange års erfaring i at undervise i personlig planlægning og effektivitet, dels på Djøfs åbne kursus, dels internt i videnstunge organisationer. Mariann har en baggrund som lærer og master i retorik og formidling – og en praktisk ballast fra det offentlige og private erhvervsliv. Mariann er medforfatter til flere fagbøger om personlig planlægning, præsentation og skriftlig kommunikation. 

Djøfbladet

Forskning: Økonomistuderende er kolde og kyniske

Studerende på økonomi er mere hensyns- og samvittighedsløse end medstuderende på andre samfundsvidenskabelige fag, viser nyt dansk studie. Det er ønsket om magt og penge, som tiltrækker de kolde typer, mener forsker bag undersøgelsen.

Illustration: Shutterstock
Djøf blog

Prokrastination - hvorfor er det godt at kende til?

Hvorfor gør vi ikke de ting, vi ved, vi burde gøre? Svaret er prokrastination, og vi lider alle sammen af det.


Tom Hedegaard
Tom Hedegaard
Chefkonsulent