Djøf blog

Én høvding og en spin doktor, men ingen poltergejsts

Måske har du også prøvet at være på projekter, som ikke er projekter. Eller haft en styregruppe som træffer beslutninger, som vinden blæser. Det jeg i hvert fald. Læs mit bud på 10 ting, der måske kan gøre dit projektarbejde lidt nemmere næste gang.

Af Line Frost Pedersen

Jeg faldt for nyligt over en undersøgelse, som PwC lavede for et par år siden, hvor de gik 10.640 projekter i 200 virksomheder i 30 forskellige lande efter i sømmene. De fandt ud af, at kun 2,5 % af virksomhederne gennemførte 100 % af deres projekter med succes.

Smag lige på det tal, to-en-halv-procent … en kende besk synes jeg.

Det fik mig til at tænke på ALLE de ting, der kan gå galt i et projekt. 

For mange høvdinge

Måske har du som jeg prøvet at være på projekter, hvor beslutningsmandatet i styregruppen er delt mellem to eller flere ledere. Jeg er særligt stødt på det i tværgående projekter, når der sidder ledere fra forskellige afdelinger. De kan have hver deres mere eller mindre skjulte agenda, som ikke er afstemte, inden beslutninger bliver meldt ud til projektet. 

Det er en umulig opgave at gennemføre et projekt (med succes), hvis retningen skifter, som beslutningsvindene blæser.

Pseudo-projekter

Jeg har haft en del opgaver, som er blevet kaldt projekter, men i virkelighed ikke er det. Et projekt kræver tydelige mål, rammer og deadlines. Det står i alle projekthåndbøgerne. Du må IKKE være i tvivl om, hvad du skal levere, eller hvornår du er en succes. 

Alligevel er mange styregrupper, projektejere, sponsorere, eller hvad de nu hedder i din organisation, overraskende dårlige til at være konkrete, når de nedsætter et projekt. Men kan de ikke selv udstikke en klar retning, burde projektgruppens første opgave være at lave en konkret plan. 

Jeg ved ikke, hvor mange gange jeg har fået beskeden: ”I skal bare gå i gang”. 

Hvis jeg hører det én gang til, har jeg lyst til at sige: ”Fint, jeg tænker at løsningen er et syngespil”. For det kan vel godt være svaret, hvis jeg ikke kender spørgsmålet.

Bare ikke flere pseudo-projekter tak!

10 ting på min liste

Jeg er gået i løsningsmode og er begyndt på en liste, som de 97,5 % af virksomhederne fra PWC’s undersøgelsen skulle tage et kig på. Du kan blive trænet i flere facetter af projektlederrollen på en række af Djøfs kurser.

Her er mit bud på 10 ting, som kan gøre en forskel for succesraten i dit næste projekt:

  1. Spørg altid, hvilken høvding der sidder for bordenden 
  2. Tegn målskiven tydeligt op, så du ved, hvornår du rammer bulls eye
  3. Få hurtigt styr på retning, rammer, roller og regler, og juster løbende
  4. Lav en enkel visuel plan, som alle kan overskue fx et dashboard i Excel
  5. Leg spin doktor med din interessentanalyse, og find de skjulte dagsordner
  6. Find din indre sælger frem, når du skal forhandle ressourcer og milepæle 
  7. Vær et skridt foran med en god risikoanalyse, og RÅB OP, hvis pilen kommer ude af kurs
  8. Tag løbende meningsmålinger på forventningerne i projektgruppen
  9. Indbyd til åbenhed, og sæt lys på spøgelserne, inden de bliver til poltergejsts
  10. Gør som Alfons Åberg: Kommunikér kort. Og klart. 

Hjælp mig med at gøre listen endnu bedre

Fortæl mig, hvad du synes, der burde stå på listen – og hvorfor?

lfp

Line Frost Pedersen

Udviklingskonsulent

Til hverdag sikrer jeg medlemmerne relevante kursustilbud og arbejder med kommunikation til forskellige medlemsgrupper.

Min blog handler bredt om kompetenceudvikling og læring. Nogle gange er afsættet i undersøgelser eller faglige betragtninger, andre gange er det i min daglige sparring med medlemmerne. Jeg inviterer dig til debat og håber at give dig inspiration til DIN kompetenceudvikling.

Skriv kommentar

Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Henrik Rose

Oh yes ! Tænk hvis aktionærer, topledelse, politikere og vælgere vidste hvor mange spildte timer(=penge), der spildes på det?
Ja en risikoanalyse og en interessentanalyse kan være afslørende, men også udfordrer ledelsen, der som du beskriver - siger: "Bare gå i gang!"
Det er dårlig proces- og ressourcestyring. Samt manglende Projekt-porteføljeledelse. Projekter i driftsorganisationer savner mere fokus og opbakning i topledelsen.

Kan anbefale bogen "Projektets interessenter" af Eskerod & Jepsen. Den adressere 2 logikker vedr. tilsagn om deltagelse i projekter.
Konsekvenslogikken hvor et tilsagn giver gives for egen vinding og derfor et tilsagn der holder ord.
En anden er Normlogikken hvor tilsagnet gives fordi vedkommende vurderer at man nok bør give et tilsag om deltagelse i projektet. Men når dagen kommer har man travlt med noget andet.
Løsning må være at ledelsen måler alle nødvendige interessenter og bidragydere på om hvor vidt de leverer til projektet. Det vil gøre at alle tilsagn vil tilhøre Konsekvenslogikken.

Line Frost Pedersen

Hvor har du ret. Der bliver spildt mange timer og penge på projekter, som ikke aldrig skulle være sat i gang. Eller som bliver drevet dårligt, fordi projektarbejdsformen ikke bliver understøtter eller taget alvorligt af ledelsen. Vi forsøgte os på et tidspunkt med et kursus, som skulle klæde styregruppemedlemmer og projektejer på til at træde i karakter som beslutningstagere, men det blev aldrig gennemført. Måske fordi det ikke fylder i hverdagen hos de mange ledere, som kun sidder for bordenden en gang i mellem. Eller måske ramte vi en byld, mange ledere ikke ønske at prikke hul på, fordi det vil flyde ud med mislykkede projekter og alt alt for mange spildte ressourcer.

Tak for bogtitlen. Den vil jeg se nærmere på.

\ Line


Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Hans Jørgen Pedersen

Glimrende indlæg!
Det eneste jeg mangler er, at stille spørgsmålstegn ved om det overhovedet er et projekt, man skal løse. Nogen gange er det "bare" en opgave, og det er ok. Jeg synes ikke, at man skal sige nej til dem. Men "opgaver" er kendetegnet ved at det ikke giver mening at kaste den fulde projekt model (i firmaet) efter opgaven. Man kan planlægge og registrere sig ihjel - og reelt have et overhead som ødelægger økonomien i enhver ændring.
Til gengæld mangler mange firmaer at definere klart, hvad forskellen er mellem et projekt og en opgave, og hvilke ressourcer der afsættes til de to typer.

Line Frost Pedersen

Præcis. Da jeg så din kommentar, tænkte jeg, at der egentlig burde være et punkt 0 på min liste:

0. Find ud af, om dit projekt er en opgave eller din opgave er et projekt

Og du har ret, hvis organisationerne var mere tydelige i deres skelnen mellem projekter og opgaver, kunne ressourcerne måske blive bedre fordel. Det er spild at bruge tid på planer, som ikke er nødvendige. Samtidig kan du knække nakken, hvis du har en stor opgave, der burde være drevet som et projekt.

\ Line


Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Anna Balk-Møller

For mig handler ansvarlig ledelse (projektledelse eller forandringsledelse) ofte om, at turde stille krav tilbage i organisationen og netop stille høvdinge til ansvar for at levere de konkretiseringer, beslutninger m.m., der er brug for, for at få skabt den retning, der nogle gange mangler. Når de løse visioner bliver gjort konkrete, bliver det muligt at lave en reel vurdering af, hvad der skal til for at lykkes. Men det kræver stadig mandsmod at være ærlig om, hvad der reelt skal til for at et projekt lykkes.

Dertil vil jeg tilføje, at jeg finder, at der ofte kan foregå meget politiske spil i kulisserne, som kan gøre det virklig svært at få arbejdsro til at være målrettet omkring leverancer. Hvis aftaler i projekter primært afhandles bag tæppet og styregruppemøder er proforma, koster det enormt meget ekstra tid, at navigere i denne uformelle proces.

Line Frost Pedersen

Ja, politiske spil kan der være mange af. Og har du ikke politisk tæft eller gehør, kan det være svært at navigere projektet sikkert i mål. Selv i mindre organisationer kan der foregå meget bag kulisserne, og magten kan være skævvredet til det absurde. Så det kan kræve meget mod, som du skriver, at få beslutninger, uenigheder og hindringer udtalt på scenen.


Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

anonym

... mit største problem ifht. projekter - udover uklar ledelse, som ikke tager ejerskab når der er problemer i projektet - har været når ledelsen tror at jeg kan alt, også ting som på ingen måde ligger inden for mit fagområde, men som jeg alligevel forventes at løse kompetent. Tænk hvis de faktisk ville placere fx. de juridiske spidsfindigheder hos en anden end en kandidat i sprog....

Line Frost Pedersen

Det lyder bestemt ikke som den mest optimale situation, du er havnet i der. Der er i hvert fald et mismatch mellem ledelsens forventninger og dine kompetencer. Men det er svært for mig at sige, hvad du skal gøre i den konkrete situation. Ring ind til os, hvis du har brug for at vende dilemmaet.

anonym

Tak :-) Det er desværre et generelt problem i organisationen. Jeg tænker at første skridt er at italesætte det meget konkret, og synliggøre hvilke effekt det ville have hvis de involverede de rette fagpersoner, både ifht. bedre opgaveløsning og ifht. mindre (urimeligt) press på projektlederen - og i sidste ende når der er jura inde over, så mindre chance for at ende med håret i postkassen. Hvis ikke det hjælper, så hører I nærmere :-)


Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Line Frost Pedersen

Det lyder som den helt rigtige plan. Især tror jeg, at du kan nå langt ved at vise effekter eller fremhæve negative konsekvenser eller risici som kunne være undgået, hvis de rette personer bliver sat på opgaven. Det er nemlig, som du selv skriver, langt fra altid at projektleder er den bedste til at løse en konkret opgave/ aktivitet i projektet.


Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.

Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.