Djøf blog

Tag dig tid til at prioritere dine opgaver

Specielt i perioder med spidsbelastning kan det være en god idé at have klarhed over rammerne for opgaveløsningen.

Af Mette Sommer

Det er vigtigt, at arbejdsplads og medarbejder engang imellem tager arbejdsvilkårene op til revision, og at man som medarbejder evaluerer den måde, man forholder sig til sit arbejde på. Særligt i perioder med spidsbelastning er det vigtigt, at man som medarbejder er helt sikker på, hvad man skal prioritere, så man ikke bliver overbelastet. For at man kan prioritere rigtigt, er det ofte nødvendigt med en forventningsafstemning med ledelsen.

Der er grænser, men stadig muligheder

Der er ofte grænser for, hvor meget der kan ændres på arbejdsopgavernes omfang. Lederen kan dog skabe klare rammer ved at prioritere og sortere i opgaverne: Hvilke opgaver er de vigtigste. Hvilke opgaver forventes løst til perfektion, og hvilke vil man acceptere bliver klaret med en 80 pct. løsning? Tydelig og konkrete meldinger er afgørende her. Og hvis du er i tvivl om, hvad der menes, eller det fremstår uklart, så spørg ind.  

Ofte viser det sig faktisk, at medarbejderen har højere ambitioner end lederen til visse projekter eller opgaver. Derudover har de fleste en række værdier og forestillinger om, hvordan man som kompetent medarbejder bør udføre sit arbejde. Nogle af disse værdier eller forestillinger, kan vise sig at komme på kant med virkeligheden, når det ikke kan lade sig gøre at følge dem. Man kan derfor se på, om de eventuelt kan blødes lidt op, så de fungerer bedre indenfor de rammer, der er for arbejdet, uden at man mister glæden ved sit arbejde.

Vær konkret, lav aftale og følg op

Hvordan griber du så samtalen med chefen an?:

  • Lav en liste med dine opgaver og tidsrøvere. Ikke kun de store projekter og opgaver, men også alle de andre små ting, som fylder i hverdagen. Telefonen der ringer, kollegaer der har behov for sparring, osv. For ”mange bække små…”. Det er vigtigt, at få synliggjort, hvad der reelt er af opgaver og hvad tidsforbruget typisk er.
  • Husk at fokus i samtalen skal være på, hvordan I fremadrettet finder en løsning, der er til jeres fælles bedste. Undgå at anklage. Det kommer der sjældent nogen konstruktive løsninger ud af.
  • Bed din chef om at prioritere eller sortere i opgaverne. Notér f.eks. hvilke opgaver, der er ”skal”-opgaver og hvilke opgaver, som er ”kan”-opgaver.
  • Hvis du allerede selv har nogle idéer eller forslag til mål og ændringer i arbejdsområder, så fremfør dem som forslag. Husk at inddrage de ressourcer og kvaliteter, du har som medarbejder, og fortæl hvordan du evt. kan bruge disse styrker i den nuværende situation.
  • Slut samtalen af med at opsummere, hvad I har besluttet og aftal en opfølgning.
msa

Mette Sommer

Chefkonsulent

Jeg sparrer dagligt med medlemmer om deres arbejdsliv og karriere. Det er alt fra løn og ansættelsesvilkår til karriereovervejelser. Jeg har derfor bred erfaring med de udfordringer og muligheder, der er på arbejdsmarkedet og ved, hvad der rører sig af aktuelle emner.

Jeg vil løbende bringe nogle af disse emner op. Håber, at du er nysgerrig på at læse med.

Skriv kommentar

Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.